As faltas e os atrasos de colaboradores no trabalho são grandes problemas para as organizações, principalmente, quando são frequentes e não acontecem de forma isolada. Controlar o absenteísmo é sempre um desafio, afinal, as causas que levam a ele são variadas, bem como são as suas consequências.

Mas o que de fato significa absenteísmo? Quais são as causas? Como a empresa pode trabalhar para reduzi-lo? No artigo de hoje, discutiremos mais sobre o assunto e detalharemos melhor os tópicos apresentados. Fique com a gente!

O que é absenteísmo?

Segundo o autor Idalberto Chiavenato, o absenteísmo (ou ausentismo) é a palavra utilizada para definir a falta de um funcionário ao trabalho. Ou seja, é a soma dos períodos em que os colaboradores estão ausentes da organização, sendo que essa falta pode ou não estar ligada a doenças ou alguma licença legal.

Quando a ausência é pontual, isto é, acontece em raras ocasiões, não se apresenta como problema para a organização. No entanto, se a ocorrência de faltas tem um alto índice de frequência, é hora da empresa acender um alerta e verificar as causas dessas faltas.

Afinal, a própria companhia pode ser a responsável direta por esse fato.

Por exemplo, quando o ambiente de trabalho é bastante insalubre e a empresa não provê a segurança adequada ao funcionário, há a possibilidade do absenteísmo por patologia profissional (associado a acidentes de trabalho).

Quais são as causas do absenteísmo?

Doença ou problemas de saúde

O absenteísmo mais comum nas empresas acontece quando um colaborador precisa se afastar por causa de algum tipo de problema relacionado à saúde. Por ser permitido por lei, o profissional pode se distanciar por qualquer condição que prejudique sua capacidade de executar as tarefas relacionadas a seu cargo ou coloque outros colaboradores em risco.

Para esses casos, é importante que a empresa se atente à possibilidade de algum elemento em comum afetar a saúde de seus colaboradores, em ambientes nocivos, por exemplo.

De acordo com a Organização Mundial da Saúde (OMS), a depressão será o maior motivo de afastamento do trabalho no mundo, até 2020. No Brasil, cerca de 5,8% da população tem a doença, o que faz o país ter mais casos na América Latina. Essa estatística demonstra que é preciso incluir incentivos ao acompanhamento psicológico ou psiquiátrico ou, até mesmo, planos de saúde.

Independente da causa, a empresa deve fornecer o auxílio necessário a seus funcionários, desde orientação e aconselhamento até a concessão da licença para tratamentos especializados. Além disso, deve observar se o ambiente de trabalho é saudável ou se contribui diretamente com o agravo da doença.

Estresse

Acompanhado de volume excessivo de trabalho e pressões desnecessárias, o estresse também é uma das causas mais comuns do absenteísmo. Muitos são os motivos para que os funcionários de uma empresa fiquem estressados, dentre eles estão, como dito acima, pressão e trabalho excessivo, além de má gestão, problemas pessoais e conflitos internos.

No entanto, quando agravado, o estresse pode levar o colaborador a se afastar da empresa repetidamente, configurando assim, um problema para a organização. O desencadear desse quadro é conhecido como Síndrome de Burnout, caracterizada pelo esgotamento profissional.

Segundo dados da International Stress Management Association (Isma-BR), cerca de 33 milhões de pessoas sofrem com a síndrome de Burnout no Brasil. Essa doença é um distúrbio emocional com sintomas de exaustão extrema, estresse e esgotamento físico resultante de situações de trabalho desgastantes, que demandam muita competitividade ou responsabilidade.

Logo, sua principal causa é justamente o excesso de trabalho. Por isso, o RH deve acompanhar de perto as condições de trabalho das equipes e o grau de satisfação dos funcionários a fim de diminuir ao máximo e até mesmo evitar esse tipo de realidade. Além de implementar estratégias para redução de estresse, com as salas de descompressão e acompanhamento de horas extras, por exemplo.

Baixo reconhecimento

O baixo reconhecimento gera insegurança no colaborador, que não vê seu trabalho ser valorizado como gostaria. Esse comportamento, presente em muitas empresas, desencadeia na falta de motivação e consequentemente na decisão do funcionário de buscar novas oportunidades.

A partir daí, um ciclo vicioso e destrutivo se instala na empresa. A taxa de turnover aumenta, a motivação de todos os colaboradores diminui, a produção também cai e consequentemente, o rendimento da corporação no mercado é comprometido.

Portanto, cabe ao RH em conjunto com os gestores dos departamentos escolherem um plano de ação com o intuito de aumentar o reconhecimento profissional dos colaboradores.

Motivos familiares e pessoais

Problemas pessoais e familiares acontecem com todo mundo e a empresa precisa estar preparada nesses momentos sendo o suporte para o colaborador. Nesse cenário é importante que o RH tenha ferramentas e atue com o gestor para contribuir com a solução do problema e a recuperação do colaborador em questão.

Inclusive, questões como licenças maternidade/paternidade e garantias de creche para as crianças precisam ser olhadas com mais cuidado pelas empresas. O RH precisa tomar decisões assertivas em todas essas situações para que possam realmente promover o suporte aos colaboradores.

Como medir o absenteísmo?

Uma forma eficaz de medir o absenteísmo é o ponto eletrônico que as empresas possuem. Por meio dele, é possível saber o horário de entrada e saída e as faltas dos colaboradores. A partir daí podemos computar a jornada de trabalho por completo deles e descobrir a taxa de absenteísmo da empresa.

Para calcular o absenteísmo em um mês de trabalho, suponhamos que uma empresa contém 30 colaboradores, com jornada de oito horas cada um. Cada funcionário trabalhará oito horas por dia e vinte dias no mês. Então: 30 (colaboradores) x 8 (horas de trabalho por dia) x 20 (dias no mês) = 4.800 horas/mês.

Depois, compute faltas dos colaboradores, como no exemplo: se durante o mês 15 funcionários faltaram um dia cada um, então transforme os dias perdidos em horas. Então, 15 x 8 = 120 horas perdidas de trabalho.

Também é preciso considerar os minutos de atraso, e transformá-los em horas (já que todo o nosso cálculo está sendo feito em horas, não é mesmo?). Assim, por exemplo: imaginemos que na equipe a que estamos nos referindo, 10 colaboradores tenham se atrasado 15 minutos cada um.

Temos que multiplicar o número de minutos de atraso pelo total de pessoas que se atrasaram (10 x 15 = 150 minutos). Transformando esse valor em horas (150/60 = 2,5), acharemos que a empresa perdeu 2,5 horas de trabalho com esses atrasos.

Depois, some as horas decorrentes de faltas com as resultantes de atrasos: 120 horas faltadas + 2,5 horas atrasadas = 122,5 horas de abstenção ao trabalho.

Por fim, para saber o índice de absenteísmo em percentual, basta dividir o número de horas perdidas, pelo número de horas de trabalho que a sua equipe deveria executar (no nosso exemplo foram 4.800 horas, lembra?) e multiplicar o resultado por 100. Da seguinte forma: 122,5/4.800 x 100 = 2,55.

Então, nessa situação hipotética, o nível de absenteísmo foi de 2,55% em um mês. O cálculo dessa taxa é muito importante porque representa um custo extra que muitas vezes era esquecido pelo financeiro da empresa.

Se o valor/hora do funcionário médio é de R$20,00 e as horas de abstenção foram de 122,5, logo a empresa perdeu R$2.450,00 no mês por absenteísmo. Esse valor em um ano é de R$29.400,00. Muito dinheiro, não é mesmo?

Para prevenir que a taxa de absenteísmo chegue a níveis exorbitantes, basta utilizar o cálculo acima e acompanhar os resultados ao longo do tempo. Além de ajudar na prevenção, ela também contribui para a correção dos indicadores de ausência.

Quais os impactos da ausência para a empresa?

O absenteísmo gera vários impactos negativos na produtividade de uma empresa, provocando uma diminuição dos lucros. Isso é explicado principalmente pela perda de receita e pelo encarecimento da mão de obra.

Afinal, é preciso gastar com horas extras e pagamento de funcionários ausentes, haja vista que é uma obrigação quando eles apresentam justificativas legais.

A baixa produtividade interfere também na qualidade dos produtos e serviços prestados e tem impacto direto na satisfação do cliente. Geralmente, o funcionário que apresenta ausência constante é visto como descomprometido e irresponsável pelas lideranças, dando início a conflitos de relacionamento.

O clima organizacional também é atingido. Isso porque os colaboradores que precisam cobrir os ausentes podem se sentir descontentes com o fato. Além disso, quando o profissional faltante tem uma posição estratégica, a substituição pode não ser eficaz, prejudicando toda a cadeia produtiva.

Como diminuir o absenteísmo?

Descobrir os motivos das ausências

A primeira coisa a se fazer é uma análise que embasará o plano de ação contra o absenteísmo. A verificação inicial deve partir de um estudo sobre o número de funcionários, distribuição por setor e a produtividade por equipe.

Deve se levar em consideração também o padrão de causas das ausências, como patologias de trabalho e fatores pessoais (estresse, falta de motivação, sobrecarga etc).

A correção será feita por meio de um plano de ação com objetivos claros e estratégias que ajudarão a diminuir o índice. As soluções apresentadas na sequência resolvem os problemas mais comuns.

Fortalecer a cultura organizacional

Missão, visão, valores e posicionamento no mercado. Os funcionários da empresa precisam conhecer e estarem alinhados a esses aspectos.

Sem isso, a chance de se sentirem desmotivados e não verem sentido naquilo em que estão trabalhando é enorme. Isso porque há um desgaste devido à incompatibilidade entre os objetivos pessoais e os da própria empresa.

Sendo assim, é necessário que a organização analise o perfil dos colaboradores periodicamente com base em competências culturais por meio da avaliação de desempenho, por exemplo, para direcionar o processo de tomada de decisão e possíveis intervenções como campanhas, eventos culturais e treinamentos.

Essa avaliação cultural pode ser observada por meio do analytics e do nine box, ao cruzar informações relevantes sobre desempenho x fit cultural. Todos esses processos podem ser feitos por meio do ImpulseUP, um sistema completo com Avaliações, PDI, Nine Box, Feedback e diversos relatórios que vão poupar tempo, dinheiro e dor de cabeça.

Valorizar os funcionários

Quando se fala em valorização dos profissionais, a primeira associação feita é com os benefícios, financeiros principalmente. No entanto, trabalhar apenas nesse sentido não garante a minimização das ausências. É preciso analisar aspectos humanos também.

Dar voz aos funcionários, reconhecer o esforço pela empresa, incentivar o trabalho em equipe, trabalhar a comunicação interna de maneira fluida e horizontal (líderes e subordinados) e preparar gestores que promovam esse reconhecimento no dia a dia, por meio de feedbacks positivos, são ações que criam um sentimento de maior acolhimento e segurança.

Ambos fatores são determinantes para a realização do trabalho com mais afinco.

Promover a saúde com ações práticas

No início do artigo foi destacado que as patologias de trabalho estão entre as principais causas do absenteísmo. Para evitá-las, as empresas devem promover a saúde interna, por exemplo, com práticas de ginásticas laborais durante a semana. Os efeitos são bastante positivos, principalmente no que diz respeito a doenças como LER (Lesão por Esforço Repetitivo).

Outra ação prática é o incentivo à alimentação saudável utilizando campanhas internas, assistência de um nutricionista se a empresa oferece refeitório ou, se for mais fácil, associação com restaurantes e estabelecimentos que servem esse tipo de alimentação.

A prática diminui a incidência de doenças, como resfriados e problemas digestivos que são campeões em atestados médicos.

Trabalhar para manter os funcionários engajados

O engajamento é um fator decisivo para aumentar a produtividade e diminuir as faltas. Além de se esforçarem mais, os profissionais engajados são mais criativos e estão sempre atuando para garantir o sucesso da empresa.

Para isso, é preciso que a empresa seja mais flexível, ofereça condições de trabalho remoto, recompense as equipes, tenha planos de carreira definidos, incentive as lideranças, realize ações que incentivem a ascensão profissional e, principalmente, trabalhe em uma cultura voltada para as pessoas.

Isso quer dizer que a organização precisa enxergar o funcionário como a chave para o sucesso de suas estratégias, valorizando-o de acordo e prezando pelo seu desenvolvimento pessoal e profissional.

Com ações consistentes por parte da empresa é possível diminuir o índice de absenteísmo. Logo, é fundamental que a organização esteja sempre atenta ao indicador para melhorar o ambiente e obter melhores resultados.

Como isso exige um trabalho constante por parte do RH e dos gestores de departamentos, uma forma de analisar o potencial e as competências dos colaboradores, para trabalhar estratégias de engajamento e retenção de talentos é o nine box.

Ergonomia do ambiente de trabalho

A Ergonomia visa o desenvolvimento e aplicação de técnicas de adaptação do homem ao seu ambiente de trabalho. Técnicas eficientes e seguras de desempenhar as atividades laborais, visando a otimização do bem-estar do colaborador e, por conseguinte, o aumento da produtividade e eficiência das tarefas realizadas.

Dentre alguns de seus objetivos básicos estão: oferecer conforto ao trabalhador e prevenir a ocorrência de acidentes de trabalho, bem como de patologias específicas para determinado tipo de tarefa laboral.

Além disso, disponibilizar apoios para os pés, intervalos nas atividades, computadores na altura adequada, luminosidade e temperatura adequados, isolamento acústico e cadeiras ergonômicas tornam o ambiente mais agradável.

Os procedimentos ergonômicos contribuem também para a diminuição do cansaço, bem como tornam eficientes os procedimentos que se propõem a evitar lesões ao trabalhador.

Para tanto, a ergonomia propõe à criação de locais adequados e de apoios ao trabalho; à criação de métodos laborais e sistemas de retribuição de acordo com o rendimento; à determinação de horários; ritmo de trabalho, dentre outros procedimentos, sempre contemplando a empresa e suas relações estabelecidas com os trabalhadores sob uma ótica humanitária.

Conclusão

O absenteísmo é um desafio para as organizações. Apesar de ser um problema causado por variáveis complexas, existem ações bastante eficazes no combate às faltas e às suas consequências. Investir em políticas de saúde mental e física para os colaboradores é uma forma eficaz de prevenir esse cenário.