O RH tem se tornado cada vez mais importante e tem sido visto como uma área estratégica dentro das empresas. O uso da tecnologia e a automação dos processos em RH estão sendo explorados e muito utilizados para auxiliar os gestores desse setor, em suas múltiplas tarefas. Além de contribuir para um RH mais estratégico, a automação de processos em RH também auxilia na segurança de dados, organização das informações, otimização de processos e no acompanhamento do desempenho dos colaboradores.

Quer saber qual a importância, os benefícios e de quebra aprender como implantar a automação de processos em RH na sua empresa? Continue lendo e aprenda como usar a tecnologia a seu favor.

Qual a importância da automação de processos em RH?

Além das atividades ordinárias, tradicionais e burocráticas, o RH passou a ser responsável também por processos mais estratégicos e que demandam mais de sua capacidade intelectual e criativa. A automação de processos em RH é muito importante para facilitar a vida do setor, sendo usada de forma estratégica ela otimiza mais o tempo e deixa os colaboradores do setor mais livres para agirem como líderes, participando das tomadas de decisão da empresa.

Atualmente, a expectativa é de que a área de RH se preocupe cada vez mais com a parte de Gestão de Pessoas, ou seja, no acompanhamento, desenvolvimento e capacitação dos colaboradores. No entanto, as atividades administrativas também continuam como atividades essenciais desse setor, como, por exemplo, a contratação de novos funcionários, pagamento de salários, controle de férias e vários outros processos essenciais para a empresa. E a tecnologia tem se mostrado uma grande aliada para os profissionais de RH darem conta de todos esses processos.

A automação de processos em RH vem para cuidar da parte operacional e com baixo valor agregado, ou seja, o profissional de RH não será substituído por essa tecnologia. Muito pelo contrário, o profissional de RH que souber usar disso a seu favor, vai conseguir alcançar posições muito mais estratégicas na empresa.

O RH é um dos setores que mais tem prazos a cumprir, envolvendo várias normas trabalhistas, financeiras, tributárias e previdenciárias. A automação de processos em RH possibilita não só a otimização de tempo, mas também auxilia em cumprimento de prazos e a ficar em dia com a legislação. Consequentemente, o uso da tecnologia nos leva a ter muitos benefícios, tanto para a qualidade de vida do funcionário, quanto para a empresa.

Quais os benefícios da automação de processos em RH?

Otimização do tempo

Como já foi citado antes, um dos principais benefícios da automação de processos em RH é a otimização do tempo. Usando a tecnologia a seu favor, os colaboradores podem realizar suas atividades de maneira mais rápida e eficaz. Ter mais controle dos processos e facilidade em acompanhar as tarefas, torna a empresa mais produtiva e com isso, se destaca mais no mercado.

A otimização de tempo pode ser vista em processos mais simples, como, por exemplo, no uso de chatbots ou até mesmo na busca de um documento com o uso de serviços de armazenamento na nuvem, como Dropbox, Google Drive, entre outros. Mas também é vista ao utilizar ferramentas que auxiliam na gestão de processos mais complexos, como, por exemplo, uma Avaliação de Desempenho.

Transferência para nuvem

Além de automatizar os processos também é importante se atentar em transferir o sistemas e as ferramentas de RH para a nuvem. Um dos benefícios é mobilidade e a facilidade de acessar o software ou informações relacionadas com o trabalho a partir de qualquer dispositivo, em qualquer lugar, a qualquer momento. Colaboradores podem, com seus aparelhos móveis ou do seu local de trabalho solicitar suas férias, dias de folga e atualizar informações pessoais.

Outro ganho das soluções em nuvem de RH é para autosserviço, eliminando assim as pilhas de papel associadas aos processos básicos de RH. Tirando essa carga de trabalho manual do RH e passando essa responsabilidade aos gestores e colaboradores de outras áreas, a área de Recursos Humanos ganha tempo para realizar a gestão e análise desses dados, podendo assim ter uma melhor eficiência em seus serviços.

Foco na atividade fim

O gestor deve focar nas tarefas mais importantes e urgentes que demandam uma tomada de decisão e que geralmente são mais complexas. A tecnologia permite que os processos administrativos sejam realizados pelo próprio sistema, com pouca interferência humana, aliviando a carga de trabalho dos funcionários de RH e do próprio gestor.

Com a possibilidade de ampliar a abrangência gerencial sobre as tarefas, os gestores tem maior controle sobre a equipe. A automação facilita o acesso e o compartilhamento de dados, além de oferecer diagnósticos e mapeamentos prontos. Como, por exemplo, quantas horas foram gastas na execução das atividades que cada funcionário exerce, entregas por meio de gestão de metas e análise de desenvolvimento do time. Além de oferecer em tempo real, possibilitando que o gestor faça ajustes e readequações ao longo das tarefas. Assim, é possível redirecionar esforços, conformes os dados oferecidos pela automação.

Com a necessidade de uma atuação estratégica, o setor de RH cada vez mais utiliza ferramentas para uma abordagem mais eficiente na gestão de desempenho, por exemplo, o People Analytics. O People Analytics pode ser definido como a coleta, análise e interpretação de dados para entender os comportamentos e prever resultados. Quando usada no ambiente de trabalho, essa metodologia pode ajudar no aumento da produtividade da empresa, promovendo um maior engajamento e motivação dos funcionários.

Com o People Analytics, os diretores têm condições de tomar decisões mais estratégicas, que podem ajudar no crescimento da organização de maneira consistente. Com os dados coletados, os profissionais de RH conseguem construir análises, fornecendo subsídios para que os gestores tenham uma visão ampla do capital humano da empresa. Dessa forma, o RH consegue atuar de maneira proativa e eliminar prejulgamentos que podem interferir na gestão.

Aumento da produtividade

Geralmente a produtividade no trabalho é baixa, com a automação de processos em RH a performance pode ser maior. Pois muitos processos quando adaptados continuam rodando de forma ininterrupta, mesmo sem a presença de um funcionário. Além disso, garante maior grau de acerto e evita perder tempo com retrabalho, garantindo agilidade no trabalho.

Quando um processo é manual e se torna repetitivo, a chance de erros é cada vez maior, uma vez que o ser humano é sempre passível de erros. Um software para auxiliar nas atividades administrativas e estratégicas também traz benefícios ao diminuir a incidência de erros que muitas vezes levam os funcionários a perderem tempo, o que diminui a produtividade e impacta financeiramente a empresa.

A automação agrega celeridade em muitos processos de RH, pois as tarefas manuais costumam tomar mais tempo dos colaboradores. Como, por exemplo, na triagem de currículos, com um bom sistema o trabalho pode ser realizado em poucos minutos enquanto que ao ser realizado de forma manual, pode durar horas ou até dias.

Segurança dos dados

A segurança dos dados de RH de uma empresa resume-se ao fornecedor que hospeda esses dados. Essas empresas terão políticas e procedimentos (SLA) para garantir a sua infraestrutura e segurança dos dados. Além de ser prática de mercado ter em contrato o sigilo sobre os dados, passível de multas altíssimas caso esses termos sejam quebrados.

Hoje já existem inúmeras formas de se proteger com criptografias complexas a transferência de informações pela internet, pegamos como exemplo o quanto tivemos de inovação em tecnologia e modos de acesso a nossos dados bancários. É importante as empresas de atentarem para a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que é um dispositivo que estabelece padrões sobre quais dados de usuários, armazenados por empresas, são pessoais ou sensíveis, além de trazer regras de como eles devem ser tratados e armazenados.

É necessário certificar-se sobre as políticas de segurança do fornecedor, se estão de acordo com a sua empresa. Uma vez que uma solução segura é adotada, o céu é o limite quando se trata de aumentar a capacidade e flexibilidade da sua área de Recursos Humanos.

Facilidade na implementação

As soluções de RH em nuvem permitem uma implementação mais rápida e barata. Necessitam menos conhecimento técnico e infraestrutura para comportar uma nova solução. Além disso, com a tecnologia de APIs, muitas soluções de nuvem de RH são projetadas para integrar com outros aplicativos já em uso. Esta implementação se torna menos estressante e não deve interromper os negócios do dia-a-dia.

Além de economizar tempo e dinheiro na utilização de soluções de RH, você economiza também quando se trata de inovação. As atualizações dos sistemas em nuvem são automáticas, o que torna mais ágil a utilização da solução com novas melhorias.

Como implantar a automação de processos em RH?

Conforme abordamos acima, para tornar o RH mais estratégico tendo mais tempo para analisar os profissionais da empresa e utilizar dados para tomar decisões, o profissional precisa automatizar algumas tarefas operacionais através de softwares. Mas como implantar a automação de processos na sua empresa? Veja abaixo algumas dicas.

Antes de tudo, é preciso entender as necessidades do seu negócio, ou seja, o que mais precisa em termos de automação de processos e o que o recurso que vai ser utilizado precisa ter. Por exemplo, se a empresa precisa de um software para rodar as avaliações de desempenho dos colaboradores, é interessante buscar uma plataforma que forneça dados de forma simples, compacta e visual, facilitando o trabalho do gestor e do RH.

Tudo vai depender da necessidade da empresa no momento, pois com base nesse levantamento será possível obter os benefícios esperados e evitar desperdício de recursos. Ao mapear os processos e entender quais podem ser automatizados e como vai ser implementado, entenda o fluxo de trabalho desse processo para entender quais são as etapas sequenciais para a automatização. Após todos esses dados levantados, busque uma empresa que ofereça uma boa solução, com recomendação no mercado e que tenha um alto nível de qualidade.

A implantação em si começa quando a solução já foi escolhida e é preciso treinar os colaboradores para utilizarem. Todos que estão envolvidos no processo precisam receber um treinamento, pois se eles não souberem como utilizar, a solução não será aproveitada com seu máximo potencial ocasionando num desperdício de recursos. Nessa etapa, espera-se que os funcionários já tenham sido informados da mudança e até mesmo tenham participado de todo o processo de decisão. Ao se tratar de mudanças estruturais nas atividades dos colaboradores, é essencial uma boa comunicação para garantir que não haverá dificuldades quanto a utilização.

Com o passar do tempo, a implementação deve ser monitorada, pois alguns processos exigem algumas mudanças e ajustes. O monitoramento é importante principalmente para verificar se os resultados estão sendo conforme o esperado, e se não estão, procurar ajustar para melhorar. Portanto, defina e acompanhe os parâmetros mais importantes em relação a essa mudança e faça alterações conforme o processo se desenrolar. Isso garante que a automatização seja sempre relevante e proporcione os resultados desejados.

Sistema completo para automação de processos para AD

A automação dos processos de RH deve ser implementada não só para as atividades burocráticas e tradicionais do RH, como ponto, férias, pagamento, desligamento e recrutamento e seleção, por exemplo. Aqui estamos falando de um sistema completo de automação de processos que vai envolver a avaliação de desempenho, o treinamento e desenvolvimento dos colaboradores, os Planos de Desenvolvimento Individuais (PDIs), metas, entre outros.

No Brasil, o RH ainda tem características muito operacionais. Com isso, muitos gestores apresentam queixas sobre a falta de tempo no RH para se dedicar a novos processos, pois o recrutamento e seleção de pessoal e a folha geralmente ocupam a maior parte do tempo. Mas se o profissional de RH começar a automatizar os processos e usar a tecnologia a seu favor para desenvolvimento e gestão de talentos, consequentemente ele vai recorrer menos ao recrutamento e seleção de novos funcionários. Uma boa estratégia de gestão de desempenho impacta o treinamento e desenvolvimento de colaboradores, retendo talentos, e gastando menos com recrutamento. Também auxilia a formar um ‘perfil ideal de colaborador’, que agiliza o processo de seleção.

É preciso ter uma visão da jornada completa, não adianta separar em subsistemas, é preciso atravessar todo o processo e interligar os dados. Todas as áreas vão se complementar, a avaliação de desempenho vai impactar no treinamento e desenvolvimento dos colaboradores, assim como um processo seletivo mal feito impacta no custo de treinamento, ou seja, está tudo conectado. Com uma automação completa, de todos setores, você cria mais equilíbrio e cria uma jornada mais coerente de gestão de pessoas.

Considerações finais

Você possui algum sistema que está desatualizado? Algum processo está consumindo muito tempo da sua equipe mas sua organização tem dificuldades técnicas para implantar e hospedar novos sistemas? Está na hora de conhecer as diversas soluções disponíveis no mercado.

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