Sua empresa, juntamente ao RH, entendeu que está na hora de iniciar a Gestão de Desempenho e agora é necessário decidir como fazer Avaliação de Desempenho (AD).
Pensando na facilidade de como fazer Avaliação de Desempenho em sua empresa, a execução manual, física ou por meio de planilhas podem não ser as melhores opções se você pensa em realizá-la de forma rápida e objetiva.
Neste artigo, destacamos o processo de como realizar uma Avaliação de Desempenho individual e em que casos é importante procurar uma solução que automatiza esse processo.
Como fazer Avaliação de Desempenho em 5 passos
1 – Estabelecer objetivos para a avaliação dentro da empresa
É sempre bom estabelecer os objetivos da Avaliação de Desempenho e para quem ela está sendo encaminhada. Isso é essencial para que o esforço da criação de uma avaliação não seja em vão. Assim, a avaliação de desempenho será moldada conforme as demandas da sua empresa.
Esses objetivos devem ser estabelecidos conforme a realidade da organização. Por isso, nesse primeiro momento, é ideal refletir sobre a cultura da empresa e o que se quer alcançar com o processo.
Além disso, é importante verificar qual é a condição atual das equipes, qual abordagem e método adotar. Por fim, defina a quais pessoas essa avaliação de desempenho se destina.
Uma outra questão que deve ser analisada é como a Avaliação de Desempenho pode auxiliar o colaborador no seu desenvolvimento.
2 – Fazer o planejamento do processo do ciclo
Essa parte é muito importante e está relacionada ao tipo de Avaliação de Desempenho que se quer implementar e como será o processo.
De acordo com a cultura da empresa e a forma do negócio, a equipe de RH deve se organizar para verificar a periodicidade e em quais vias ela se destina.
O ideal, para muitas empresas mais dinâmicas é que essa avaliação aconteça trimestralmente, para acompanhar as mudanças e desenvolver os colaboradores de forma contínua.
Em contraposição, empresas que apresentam maior rigidez e estabilidade, essa avaliação pode ser feita semestralmente ou até mesmo anualmente. No entanto, é importante não perder o foco do ciclo de desenvolvimento.
Dessa forma, é nessa etapa que se cria o percurso dessa avaliação, ou seja, quais pessoas a ela se destina e como será esse fluxo. Além disso, vale se perguntar quais são as competências específicas de cada área que devem ser incluídas na AD, como competências técnicas da função.
No caso, pode-se determinar quem serão os avaliadores, por exemplo:
- Apenas gestores
- Gestor + autoavaliação
- Apenas autoavaliação
- Pares + gestor
- Autoavaliação + gestor + pares
- Clientes + gestor + autoavaliação + pares
Sendo assim, existem diversas combinações que irão gerar diferentes pontos de vista sobre o desempenho de um colaborador. Assim, a decisão de como fazer uma Avaliação de Desempenho dos funcionários depende muito da disponibilidade e da cultura da organização.
A avaliação 360 graus, que inclui o colaborador, seu gestor e colegas, é muito efetiva. Ela provê uma análise sistêmica que propicia uma identificação objetiva e clara das competências e é feita por quem está diariamente trabalhando com quem vê, na prática, a produção e os resultados daquele colaborador. No entanto, apesar dela ser um destaque, não existe regra, o melhor modelo é aquele que cabe na rotina da sua empresa e se adequa a sua realidade.
3 – Mapear os comportamentos e competências de cada função
Dentro das tarefas de como fazer a Avaliação de Desempenho está o mapeamento dos comportamentos e competências que são inerentes a cada função.
Esse trabalho não é apenas executado pelo RH. Pode (e deve) envolver alguns gestores e colaboradores das equipes daquela função também. Ter a participação dos colaboradores nesse processo vai ajudar que a avaliação seja mais transparente e condizente com a realidade da empresa, trazendo melhores resultados.
Só quem trabalha na área diariamente saberá com profundidade quais são os comportamentos que o profissional deve ter para estar apto a função. Entretanto, alguns dos comportamentos avaliados são compartilhados por toda a empresa. Eles deverão ser vistos de acordo com a cultura, necessidades e objetivos da organização.
Lembre-se que o processo não pode acabar com a aplicação da Avaliação de desempenho. Deve haver um mecanismo para que seus resultados sejam usados de forma efetiva para atacar os desafios que o colaborador deve ultrapassar para se desenvolver.
4 – Processo de análise e criação de estratégias para o PDI
O objetivo desse passo é saber como coletar esses dados ao final e agrupá-los em gráficos e tabelas que sejam úteis para se obter informações efetivas nesse processo.
Muitas plataformas oferecem a retirada de formulários sob demanda com gráficos que atendam a análise no final. É o caso, por exemplo, da impulseup.
Uma avaliação nunca deve acabar nela mesma. Ela é um diagnóstico que antecede o tratamento. Dessa forma, deve-se pensar em um plano específico e alinhado a cada empregado.
O primeiro passo é pensar que as competências estão vinculadas a conhecimentos que o colaborador deve ter na área que trabalha.
Em seguida, pode ser estabelecida uma pontuação mínima desejada por competência. Caso o colaborador não a atinja na avaliação, pode-se indicar treinamentos e atividades para que ele evolua nessa competência.
Dessa forma, os questionamentos iniciais devem ser utilizados para criar o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) de cada um. E essa parte é essencial para dar significado e engajamento à avaliação.
Isso é interessante para verificar o impacto do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) na evolução da performance do colaborador.
Assim, fica nítida a importância de se utilizar uma ferramenta que permita o armazenamento do histórico de cada colaborador.
Além disso, ao longo do tempo, deve ser feita uma comparação com as Avaliações de Desempenho posteriores para acompanhar o progresso do empregado.
5 – Treinamento para os colaboradores
Depois de vistas as etapas acima, é fundamental explicar para os colaboradores a necessidade de se realizar uma Avaliação de Desempenho e como ela vai impactar o seu desenvolvimento. Esse momento se chama sensibilização. Durante a sensibilização, você pode realizar a devolutiva das avaliações de desempenho e apresentar os relatórios gerados e apresentar feedbacks. Desse modo, o colaborador compreenderá os pontos de desenvolvimento que serão o foco durante o ciclo.
Afinal, não basta saber como fazer Avaliação de Desempenho. Também é importante saber como envolver as equipes no processo.
Todo esse processo deve ser muito claro e transparente, tanto para gestores, quanto para colaboradores, para que a adesão à avaliação seja significativa e alcance os objetivos estabelecidos no primeiro passo.
Nesse ponto, o RH pode organizar reuniões com as equipes, criar e-mails, vídeos explicativos e qualquer outro tipo de conteúdo informativo. É importante também deixar disponível um canal para tirar dúvidas e dar sugestões de abordagem para gestores e colaboradores.
Uma excelente ação é criar uma demonstração da Avaliação de Desempenho para que os funcionários fiquem cientes do processo e saibam como agir na hora do preenchimento.
Por que automatizar sua Avaliação de Desempenho?
Em empresas de todos os portes, executar Avaliações de Desempenho de forma contínua e manual pode ser um grande problema. Isso se deve ao tempo de execução dos processos e onde e como esses dados são armazenados. Sendo assim, a avaliação de desempenho manual não é só onerosa quanto ao tempo gasto, mas também quanto aos riscos.
Além disso, devido ao número de colaboradores, seria um grande desafio fazer Avaliação de Desempenho, juntar todas as informações e ainda gerar conhecimentos úteis, sem algum mecanismo que auxilie nesse processo. Por isso, aqui iremos te apresentar os motivos pelos quais você deve automatizar sua avaliação de desempenho.
Gestão de tempo
Realizar uma Avaliação de Desempenho de forma manual, em planilhas, por exemplo, pode levar muito tempo. E, quanto mais colaboradores se tem, mais complexo fica!
Quando se usa planilhas para fazer uma análise do desempenho, os dados são preenchidos por cada colaborador em arquivos separados. E juntar todos esses dados pode ser um grande desafio para as equipes.
Assim, o uso de planilhas para a avaliação de desempenho gera um maior retrabalho, desperdiçando o capital humano da sua empresa com tarefas mecânicas e que não agregam valor.
Segurança de dados
No caso de testes de papel há ainda um risco maior. O risco de vazamento e perda de informações. Uma falha na segurança de dados pode gerar um grande prejuízo financeiro para a empresa.
Além disso, o vazamento de informações gera uma queda da confiança dos colaboradores na empresa. Isso prejudicará a validade da resposta em avaliações futuras.
As informações da avaliação são sensíveis e devem ser acessadas apenas por colaboradores específicos, pois muito do seu sucesso deve-se ao anonimato de quem avalia.
Imagine, como avaliar alguém com sinceridade quando a pessoa tem um baixo desempenho sem se preocupar com ressentimentos? O anonimato é uma boa solução para manter um clima organizacional agradável.
Ou seja, quando pensar em como fazer uma Avaliação de Desempenho, lembre-se também da segurança das informações. Nesse ponto, vale ressaltar a necessidade de respeito à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Hoje em dia, existem sistemas capazes de controlar o acesso às avaliações e envios também. Apenas aqueles que têm permissão podem fazer a auditoria dos dados.
Com isso, a empresa garante a integridade, disponibilidade e confidencialidade dos dados obtidos nos ciclos de avaliação.
Além desse benefício, os sistemas provêm algo essencial: o backup. O backup proporciona maior consistência e disponibilidade dos dados posteriormente.
Redução de erros
Trabalhos repetitivos e manuais são um verdadeiro desafio para nossa atenção focada, ou seja, é comum se distrair durante um preenchimento de uma planilha, por exemplo. Pensando nisso, automatizar a avaliação de desempenho é a solução perfeita para o fim dos erros.
Erros que passam despercebidos podem ser prejudiciais aos funcionários, gerando uma promoção para a pessoa errada ou não valorizando uma pessoa com alto desempenho. Assim, um simples erro pode impactar negativamente na percepção de justiça e na motivação dos funcionários.
RH estratégico
Com um sistema automatizado, não há trabalho manual, apenas estratégico. O uso de uma plataforma pode economizar esforço e tempo da equipe de RH. Assim a equipe de recursos humanos pode fazer atividades que apenas pessoas podem fazer. Afinal, pessoas são a melhor opção para cuidar de outras pessoas.
Além disso, um RH estratégico busca uma atuação planejada, automatizar a sua avaliação de desempenho também vai te ajudar com isso. Isso ocorre, pois um software de avaliação de desempenho é capaz de gerar os dados necessários para uma tomada de decisão estratégica e fundamentada.
Apresentação dos dados
Um sistema auxilia muito na extração e na transformação do que foi coletado para um formato mais adequado para a análise de dados. Dashboards, por exemplo.
Dessa forma, o esforço se volta para a análise das informações em si e não para seu processo de coleta e transformação.
Essa apresentação mais intuitiva e agradável facilita também a devolutiva da avaliação de desempenho. Assim, pode ser automatizado também o relatório da avaliação de cada colaborador.
Por exemplo, na impulseup, os relatórios individuais do desempenho de cada colaborador podem ser gerados de forma automática Além disso, você pode inserir gráficos que comparam o desempenho individual com o desempenho da organização e da equipe.
Desenvolvimento
Um software de gestão de desempenho pode concentrar funcionalidades além da avaliação de desempenho. Assim, ele pode te ajudar também com o desenvolvimento da sua empresa.
Isso pode ser realizado por meio de planos de desenvolvimento individuais (PDIs) que sugerem atividades para cada competência com base em uma biblioteca de PDIs.
Outro exemplo de forma de desenvolvimento são os feedbacks. Imagine concentrar todos os seus feedbacks recebidos em um só lugar e poder visitá-los quando quiser.
Essas são comodidades que uma plataforma completa de gestão de desempenho pode te fornecer. Assim, vai ser mais fácil atuar para além da AD.
Planejamento é sempre o melhor caminho
Agora que você já sabe os passos para realizar uma Avaliação de Desempenho, está na hora de começar a se planejar.
Quanto melhor organizada for a avaliação, melhores e mais precisos serão os resultados.
Falando em resultados, a devolutiva é um momento muito importante dos Ciclos de Avaliação de Desempenho. Clique aqui e veja como fazer uma devolutiva eficiente!
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Tenha toda a flexibilidade para realizar a avaliação da forma como preferir. Livre-se de planilhas, torne o seu RH mais estratégico e ágil. Traga resultados para a sua empresa e tenha tempo para o mais importante: cuidar dos colaboradores.
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