Considerando que existem muitas plataformas de gestão de aprendizagem e que cada plataforma possui características que podem variar bastante, o processo de seleção ou substituição de um LMS pode ser uma das decisões mais difíceis e importantes para um projeto de educação corporativa.
Projetos de implementação de LMS geralmente consomem uma energia considerável de uma equipe interna da empresa.
Eles levam meses para implementação, têm alta visibilidade por todos da organização e correspondem a uma decisão pensada a longo prazo, pelo menos alguns anos.
Daí a importância de uma escolha bem feita, dado o alto custo do processo de implementação e operação do LMS a ser escolhido.
Existe uma tendência em realizar o processo de seleção observando apenas recursos específicos, como algumas funcionalidades e inovações apresentadas pelos fornecedores, sem levar em conta como a empresa fará uso da plataforma considerando seus requisitos de aprendizagem, gestão e operação.
Neste post vamos compartilhar 10 passos que vão ajudar você a escolher a melhor plataforma de gestão de aprendizagem (LMS) com base nas necessidades da sua empresa. De escalabilidade a usabilidade, vamos mostrar os diversos critérios que devem ser considerados ao buscar pelo LMS mais adequado.
1 – Determine os seus objetivos de treinamento
Quais são os seus principais objetivos e metas em relação a treinamento e desenvolvimento de colaboradores ou parceiros?
Quais são as habilidades ou competência que seus colaboradores precisam obter por meio do sistema de gestão do conhecimento? Qual a necessidade do uso do LMS por cada grupo de colaboradores?
Antes mesmo de iniciar a avaliação das opções de LMS, é necessário ter uma noção clara do que você espera alcançar ao utilizar um LMS. Principalmente se você está substituindo o seu sistema atual.
Isso permitirá que você escolha um LMS que irá atender às suas necessidades de treinamento e desenvolvimento e, mais importante, as necessidades do seu público.
2 – Considere a capacidade de sua equipe
Conhecer os talentos específicos e o conjunto de habilidades da equipe que realizará a gestão e administração do LMS, permitirá que você escolha um sistema que tenha funcionalidades, usabilidade e capacidades de configuração e customização compatíveis com o que a equipe é capaz de trabalhar.
Se você escolher um LMS que seja muito simples e fácil de usar, mas não permitir que sua equipe tenha autonomia e possa implementar as ações de aprendizagem e engajamento que pensam, então você estará limitando o potencial do capital humano atual da empresa.
Por outro lado, a situação é diferente se você possui uma equipe de administração e gestão mais inexperiente ou não tão capacitada tecnologicamente. Neste caso, um sistema mais complexo, altamente configurável pode ser um entrave para a operação da plataforma com sucesso.
Aqui também é importante levar em conta a capacidade e disponibilidade do fornecedor para suportar a sua operação.
3 – Reveja sua estratégia de treinamento e desenvolvimento
Reveja sua estratégia atual de treinamento e desenvolvimento para detalhar o que precisa ser melhorado e o que está funcionando efetivamente. Ao fazer isso, você terá a chance de especificar o que realmente quer que o novo LMS a ser escolhido suporte.
Por exemplo, se as avaliações de reação realizadas ao final de um curso são indicadores importantes para a melhoria contínua do treinamento, é importante que o LMS suporte as avaliações de reação logo após o término do curso.
Outro exemplo, se a estratégia de cursos presenciais não está engajando os colaboradores e você quer reduzir a carga presencial é importante que o LMS suporte cursos híbridos em que se tem uma parte presencial e uma parte online.
4 – Obtenha feedback de sua equipe de treinamento
Pergunte aos seus instrutores, analistas de treinamento e administradores sobre suas opiniões em relação à atual estratégia de treinamentos.
Quais características eles gostariam de ver no novo LMS? Existem ferramentas ou funcionalidades que tornariam seu trabalho mais fácil?
Estas pessoas são as que vão fazer com que seu público tire o máximo proveito da nova estratégia de aprendizagem. Então, você quer ter certeza de que eles estejam alinhados e que eles saibam que suas ideias estão sendo consideradas e valorizadas.
5 – Veja como o LMS avaliado evoluiu
Tente verificar como o LMS que você está avaliando tem evoluído durante os últimos anos. Quais novos recursos apareceram e com que frequência? Como o número de clientes vem se comportando, crescendo ou diminuindo? Quais os segmentos o LMS vem conquistando ou se consolidando?
Uma plataforma de gestão de aprendizagem deve sempre se manter em desenvolvimento e adicionar novas funcionalidades. Por este motivo é importante entender qual a direção dessa evolução para verificar se está no mesmo sentido das suas expectativas.
Outra boa forma de avaliar a evolução do LMS que está sendo avaliado, é verificar as tendências do mercado e comparar se a plataforma está em sintonia com ela. Aqui no blog você pode fazer download com as tendências do mercado d0s 19 principais fornecedores do mundo.
6 – Visite os clientes do LMS avaliado
Procure conhecer como está o uso do LMS por seus clientes atuais. Dê preferência em realizar visitas em empresas similares à sua e verifique como usam a plataforma, quais os pontos fortes e fracos e os critérios utilizados na escolha do LMS.
Você pode solicitar também para o fornecedor indicar 2 ou 3 clientes que possa conversar. Talvez nem seja necessário uma visita in loco, uma simples ligação já é útil para obter informações valiosas para a sua decisão.
7 – Avalie as limitações técnicas da plataforma
Um fator de extrema importância na escolha do LMS é a existências de limitações técnicas que possam impedir a implementação de sua estratégia de aprendizagem ou a sua operação. Seguem alguns exemplos de limitações técnicas que podem ser críticas dependendo do seu projeto:
- Capacidade de integração de dados com outros sistemas
- Escalabilidade da plataforma (aumento da quantidade de usuários de forma rápida)
- Capacidade de armazenamento de conteúdo
- Capacidade de criação de customizações
- Acesso por dispositivo móvel (smartphones, tablets, etc)
- Customização de relatórios
- Nível de disponibilidade da plataforma
- Compatibilidade de conteúdos
- Capacidade de realizar treinamentos virtuais via webconferência
8 – Avalie se o LMS oferece funções essenciais para o seu projeto
Com a grande variedade de recursos LMS que estão disponíveis hoje em dia, pode ser um desafio para restringir sua lista de funcionalidades para a sua nova plataforma de gestão de treinamentos.
Uma maneira de se levantar quais são estes requisitos de forma mais assertiva é pensar em cenários de uso do LMS. Por exemplo, pensar no processo de entrada do colaborador em que este precisa realizar treinamentos obrigatórios antes de qualquer outro curso e respeitando prazos.
Para este processo, você precisará de um LMS que suporta a atribuição de cursos de forma automática para colaboradores recém contratados. O LMS deverá indicar que os cursos são obrigatórios e o prazo para ele concluir, sem deixar ele realizar qualquer outro curso enquanto não finalizar os obrigatórios
Além disso você precisará ter acesso rápido a relatórios com quem não cumpriu os prazos para tomar ações corretivas rapidamente.
Para te auxiliar nesta etapa a Impulse disponibiliza um modelo de RPF / RFI para você utilizar e especificar corretamente as funcionalidades que sua empresa precisa para ter sucesso. Para fazer o download gratuito, basta clicar no link abaixo:
9 – Experiência do fornecedor em projetos similares
Entenda com o fornecedor quem é a equipe que realizará a implementação, o suporte da plataforma e qual a experiência dessa equipe em projetos similares ao seu.
Avalie a capacidade da equipe em apresentar um plano de como realizará implementação e como vai endereçar as questões técnicas. Entenda a disponibilidade dessa equipe e como você interagirá com ela.
Em caso da necessidade de customizações é importante entender se a equipe do fornecedor possui esta capacidade para que você não fique desamparado.
10 – Avalie a flexibilidade e a capacidade de customização da plataforma
Este é um dos pontos mais importantes a ser avaliado, para não se prender às funcionalidades e interfaces nativas do LMS. Neste sentido é relevante entender junto ao fornecedor quais são as capacidades de customização da plataforma.
Você, cliente, pode realizar estas customizações? Como as customizações podem ser realizadas? Quais conhecimentos sua equipe teria que ter para realizá-las. Estas são as principais questões que precisam ser respondidas para evitar surpresas no futuro.
Também busque entender o que é configurável, ou seja, não precisaria de conhecimento de programação e o que pode ser customizável com programação. Dessa forma você consegue ter uma noção de quais são os limites com a plataforma.
Esperamos que estas dicas auxiliem na substituição do LMS da sua empresa. Também disponibilizamos no link abaixo um infográfico com 8 passos para adquirir seu LMS e não ter surpresas.
Não deixe de nos consultar caso esteja pensando em trocar ou implementar um LMS, nossa equipe pode auxiliar na escolaha do LMS mais apropriado para a sua organização.
