Neste artigo vamos explicar as melhores práticas para você conseguir especificar os requisitos de um LMS para as necessidades da sua empresa.
Antes de mais nada, apesar de acreditar que você já saiba o que é um LMS, segue a sua definição:
LMS é o acrônimo para Learning Management System ou Sistema de Gestão de Aprendizagem e corresponde a uma plataforma para a oferta e gestão de cursos online e também presenciais.
Dito isso, para você saber no mercado quem pode oferecer a melhor solução de LMS é preciso pesquisar os fornecedores e conhecer melhor os diferentes produtos oferecidos.
A melhor forma de fazer isso é por meio de uma RFI ou Request for Information (Solicitação de Informações).
O que é uma RFI?
A RFI corresponde a um documento em que você especifica o que está pretendendo adquirir e questiona os fornecedores sobre pontos que são importantes para sua empresa. Assim, com essas informações de vários fornecedores, você pode conhecer melhor o que cada um oferece e definir o que de fato é importante para o seu projeto.
Dessa forma você poderá comparar os fornecedores e as suas soluções da maneira mais correta e relevante para a sua empresa. De uma olhada no artigo 10 cuidados para escolher um LMS para sua empresa, aqui do blog da Impulse, ele irá te ajudar a entender melhor os cuidados nessa etapa.
Agora que você sabe o que é um RFI e os cuidados para escolher seu LMS, vou te mostrar em 10 passos o que você deve incluir na sua RFI para ter as informações que o ajudarão a definir os requisitos do seu LMS, comparar os fornecedores e tomar a melhor decisão de escolha de LMS para a sua empresa.
Se você ainda não tem um bom modelo para RFI, clique na imagem abaixo e faça download gratuito de um preparado pela Impulse:
1 – Forneça uma visão da sua empresa ou organização
Neste ponto você deve ser bem detalhista explicando:
- A missão e a visão da sua organização
- Como ela está estruturada
- Os produtos e serviços que ela oferece
- Quantos colaboradores possui
- Dados sobre clientes e parceiros
Além disso é importante explicar a sua estratégia atual em relação a treinamentos e como esta área está organizada. Estas informações vão auxiliar os fornecedores na resposta da RFI a ter uma noção de quem é a sua empresa para assim, responder da maneira mais adequada dentro do contexto da sua empresa.
2 – Especifique o que você pretende atingir com o LMS
Deve-se ter uma ideia do que se pretende atingir com a implementação de um LMS. Quais problemas você e sua empresa estão tentando resolver? Qual público ou quais áreas seriam beneficiados? Que mudanças esperam que ocorram? Quais são seus objetivos com treinamentos utilizando um LMS?
Você pode agrupar as melhorias esperadas com a implementação do LMS em objetivos de curto, médio e longo prazo. É interessante, também, colocar uma ordem de prioridade, para assim tornar as suas expectativas mais claras para os fornecedores.
3 – Especifique as funcionalidades desejadas para o LMS
Nesta seção você deve listar quais funcionalidades e funções seriam necessárias para a sua empresa. Você também pode dividir as funcionalidades em obrigatórias e desejáveis.
Outra forma é incluir alguns cenários ou fluxos de uso do LMS, como por exemplo: É necessário que o colaborador possa buscar cursos e solicitar inscrição com base na aprovação do seu gerente.
4 – Solicite informações sobre outras funcionalidades
Apesar de você já ter colocado quais seriam as funcionalidades desejadas, neste momento você ainda quer conhecer o que o mercado tem para oferecer. Quais novas tecnologias e funcionalidades estão sendo oferecidas pelos fornecedores?
Deixe uma seção livre na RFI para que os fornecedores complementem com funcionalidades que podem ser interessantes para o seu projeto de LMS.
5 – Entenda como funciona o serviço de hospedagem
Para a correta comparação dos fornecedores é importante que você entenda quais as características do serviço de hospedagem ou se for o caso, saber se o sistema pode ser instalado em sua empresa.
Nos dias de hoje, as equipes de TI já possuem uma visão que a hospedagem de sistemas como um LMS pelo próprio fornecedor e geralmente é o melhor custo benefício. Sendo assim, seguem alguns pontos que você deve questionar sobre o serviço de hospedagem oferecido:
- Nível de Disponibilidade (SLA)
- Capacidade de integração e autenticação com outros sistemas
- Política de backup
- Segurança de dados oferecida
- Plano de recuperação de desastres (RPO)
- Processo de atualização de versões do LMS
- Relatórios de acompanhamento do serviço
- Capacidade de armazenamento de informações e limites de banda
6 – Veja quais modelos de cobrança e licenciamento são oferecidos
Um dos pontos que podem ser mais decisivos para a escolha de um fornecedor é seu modelo de licenciamento e cobrança pelo uso do LMS. Peça para o fornecedor detalhar os modelos que ele trabalha, qual o conceito de usuário ativo, quais são os pacotes ou módulos oferecidos para cada modelo, como é realizada a cobrança.
7 – Solicite informações de clientes e projetos similares
Solicite pela RFI para o fornecedor descrever quem são seus clientes e projetos de LMS similares ao que sua empresa está buscando. Peça para detalhar pontos como quantidade de usuários atendidos, tempo em que utilizam o LMS, vantagens adquiridas com o LMS, desafios do projeto, tempo de implementação, etc.
Você também pode solicitar dados de contato dos clientes para você mesmo conversar e entender do cliente a visão que tem da plataforma.
8 – Conheça a equipe de serviço
Conheça quem é a equipe que realiza a implementação e o suporte do LMS. Qual a experiência que o pessoal tem em projetos similares ao seu, como é composta a equipe e como e de que maneira é realizado o serviço. Também é importante entender como é oferecido após a implementação do LMS o suporte à bugs, melhorias e dúvidas, quais os canais de atendimento e qual o tempo de resposta para cada tipo de solicitação de suporte.
9 – Saiba quais são as possibilidades de customização
Cada empresa pode possuir requisitos de utilização do LMS bem específicos ao seu negócio e que muitas vezes os fornecedores não atenderão. Porém, caso haja a possibilidade da plataforma LMS ser customizada requisitos específicos podem ser atendidos.
Entender qual é a capacidade de customização oferecida para o LMS e como estas customizações podem ser realizadas pode ampliar a sua segurança de que requisitos futuros possam ser contemplados. Peça para os fornecedores detalharem quais são estas capacidades.
10 – Defina prazos para a resposta
É importante que se defina desde o envio da RFI aos fornecedores prazos e um cronograma de alto nível sobre as etapas de escolha do LMS. Assim você dá confiança ao fornecedor que está estabelecendo um processo com isonomia e organizado para a sua tomada de decisão. Deixe que os fornecedores te contactem durante o prazo para envio da resposta da RFI para sanar dúvidas relacionadas ao seu preenchimento.
Próximas etapas
Depois de recebidas as RFIs de vários fornecedores você poderá começar a comparar as respostas e entender mais o que cada fornecedor oferece. Os próximos passo seria chamar todos ou os que foram mais aderentes à etapa de RFI para uma apresentação na sua empresa. Assim você pode conhecer melhor o fornecedor e ver o LMS em ação.
Depois dessa rodada de visitas você poderá elaborar a RFP (Request for Proposal) com os requisitos mais bem definidos para o seu projeto e assim obter uma proposta comercial dos fornecedores para o seu projeto de LMS.
