Celeridade não é uma característica presente apenas nos meios tecnológicos nos dias de hoje. Ela precisa ser estendida em todos os âmbitos corporativos, principalmente no setor mais estratégico das empresas. O RH ágil contribui bastante para a transformação no modo das empresas contratarem novas pessoas, administrarem a equipe e crescerem no mercado.
Nesse mercado competitivo e em constante mudança, as empresas precisam ganhar também em velocidade, independente do tamanho e posição que se enquadra. O RH contribui com essa transformação inserindo na empresa uma cultura de mudança de mindset, que aos poucos, pode surtir um efeito muito positivo.
Em uma pesquisa da Deloitte de 2017, 79% dos executivos globais consideraram a agilidade de gestão de desempenho uma alta prioridade organizacional. De lá pra cá, o RH também está se inserindo gradualmente nesse processo.
Mas você sabe o que é RH ágil? Fique tranquilo(a) que fizemos um artigo com todas as informações sobre o tema. Você saberá tudo que é preciso para dominar de uma vez por todas a Metodologia Agile e entenderá o impacto que essa técnica tem nos recursos humanos. Continue com a gente!
O que é RH ágil?
Agilidade é a nova moeda de troca no mundo dos negócios, por isso a presença de um RH com essa característica é tão necessário. O RH ágil é um movimento que visa adaptações rápidas às mudanças e suporte a uma rede de times capacitados, engajados, independentes e colaborativos.
Em outras palavras, é sobre a mudança da abordagem utilizada para um modelo mais simples e rápido baseado no feedback dos colaboradores. No entanto, essa mudança precisa abarcar todos os processos do departamento de recursos humanos e não apenas alguns deles, como é o caso da avaliação de desempenho.
Ser um RH ágil se tornou um grande diferencial dos setores de gestão de pessoas que desejam se manter atualizados e prontos para o futuro. Isso porque as práticas ágeis estimulam que as equipes se organizem, compreendam as suas demandas e saibam como antecipá-las.
Atualmente, o RH atua de forma muito reativa, somente apagando incêndios que poderiam ser evitados. Quando o RH consegue ser prospectivo, consegue trabalhar previsões e se antever a determinadas situações, adquirindo um papel muito mais estratégico.
O que é a Metodologia Agile?
A Metodologia Agile, que se relacionada diretamente ao RH, é um recurso utilizado no desenvolvimento de software que antecipa a flexibilidade e que aplica doses de pragmatismo nas entregas. Mas o que exatamente isso significa?
Conhecer a Metodologia Agile pode ajudar os profissionais de RH a se organizarem, planejarem e atuarem melhor nas estratégias escolhidas. Isso porque SCRUM, Tribos e Squads são técnicas Agile que podem ser aplicadas também à sua rotina de trabalho.
A Metodologia Agile existe desde de 2001 e é baseada no Manifesto Agile, um documento com uma série de orientações a respeito do que seria o desenvolvimento de software ágil, ela dá uma ênfase à comunicação entre equipes.
Isso, muito mais que processos e ferramentas, tem influência na maneira como o software é criado.
Outro grande foco do documento é a satisfação do consumidor. Como sua principal orientação é a divisão de tarefas em partes menores, que podem ser endereçadas com mais agilidade, dentro do Agile a experiência do usuário é vista como algo muito importante.
Mas o que a Metodologia Agile tem que pode transformar o trabalho no departamento de recursos humanos? É isso que mostraremos a seguir.
Como funciona a Metodologia Agile no RH?
Depois de se popularizar como metodologia, o Agile começou a se expandir para outros campos além da criação de software. O que começou com uma discussão sobre como escalar o Agile para além dos departamentos de tecnologia, findou na criação de maneiras para se administrar melhor orçamentos e pessoal. Com isso, surgiu um movimento conhecido como Agile RH.
O Agile RH nasceu da percepção de que a maioria dos conceitos do Manifesto Agile poderia ser transportada para o trabalho do departamento de recursos humanos sem prejuízo. Assim, times responsáveis pelo recrutamento, treinamento e comunicação com as equipes puderam contemplar uma nova forma de fazer seus trabalhos.
Mas para que o Agile funcione fora do ambiente da produção de software, uma coisa é extremamente necessária: a equipe tem que se predispor a estudá-lo e adaptá-lo para o cenário específico que enfrenta diariamente. Não há como simplesmente seguir um framework específico.
Além disso, é importante testar e implementar a metodologia aos poucos. A probabilidade de dar errado ao implementar tudo 100% ágil no RH é altíssima, por isso é melhor segmentar, começar com micro equipes e microprocessos e ir testando, validando o funcionamento e aprimorando a metodologia.
É preciso ser inventivo e detectar nas estruturas atuais oportunidades para ser Agile. Isso pode levar um tempo, mas os resultados costumam compensar.
Se em uma aplicação tradicional o Agile costuma funcionar para ampliar as funções de um funcionário e melhorar sua performance, no RH ele pode oferecer oportunidades de aprendizado para além de uma função específica.
Com essa multidisciplinaridade, é possível expandir a inovação e potencializar a experiência do colaborador. Dessa forma, em vez da sua empresa utilizar menos do que um funcionário tem a oferecer, ela pode, de fato, ampliar sua colaboração.
O processo de aquisição tradicional de funcionários quando substituído pelo Agile também se torna diferente. Em vez do seu negócio publicar vagas apenas quando percebe a necessidade delas e, então, começar uma busca por talentos, ele passa a manter contato constante com profissionais, fortalecendo sua marca e aproveitando da sua presença em mídias sociais para fazer isso.
Como o RH ágil impacta a empresa?
Com as mudanças trazidas pela Era Digital, o setor de RH tem passado por diversas adaptações para se alinhar às grandes tendências tecnológicas e assumir um papel mais analítico e estratégico nas organizações. Cada vez mais, é preciso que os setores de RH invistam em métodos ágeis que otimizem as tarefas e agilizem tomadas de decisão para estar preparado para o futuro.
Muito mais que uma metodologia, a agilidade é uma cultura, uma nova forma de pensar e agir. Por conta disso, não basta somente aplicar um ou outro método ágil para conseguir obter os resultados prometidos. É preciso encarar uma mudança de mindset, incentivar a área e a organização a respirarem novos conceitos e quebrarem paradigmas.
Importante salientar que para que essa mudança seja eficaz, é preciso alinhamento com planejamento estratégico. Não será tão efetivo tentar implementar metodologias ágeis em uma empresa que não investe em inovação e agilidade no planejamento estratégico. Além disso, o envolvimento da alta liderança é fundamental, os gestores precisam entender os conceitos, a proposta e se aliarem ao RH.
A partir daí, com a inserção de agilidade nos recursos humanos, a empresa pode ser impactada com mudanças reais e visíveis. Uma dessas mudanças é a diminuição de tempo na aplicação de alguns processos, que acabam sendo feitos com uma maior qualidade, foco e eficiência do que antes.
Essa otimização do tempo também afeta o lado financeiro. Com mais tempo, o RH ágil investe em outros processos que culminam no aumento da produtividade dos colaboradores. E em uma empresa, produtividade é sinônimo de faturamento. Além disso, com foco no que realmente importa, os custos podem ser reduzidos.
Portanto, com o direcionamento ágil, o setor passa a desenvolver processos cada vez mais produtivos, reduzindo custos e otimizando a experiência do colaborador com a sua empresa.
Quais são as técnicas Agile?
KANBAN
Esse modelo é pensado naquelas pessoas que têm dificuldade em fazer o gerenciamento do tempo nas atividades. Com o Kanban, é possível dobrar a produtividade simplesmente usando uma agenda e critérios de prioridade.
As atividades têm como base as referências visuais com o uso de post-its e são divididas em três grupos:
- To do (para fazer);
- Doing (em execução);
- Done (concluído).
Essa técnica pode ser usada com o apoio do aplicativo OneNote da Microsoft, listando as tarefas e mudando a cor do marcador conforme elas mudam de etapa ou pode ser usado em sistemas mais detalhados, como é o caso do Trello.
Esta metodologia pode trazer inúmeros benefícios a gestão de RH e para o fluxo de trabalho da empresa, tendo um planejamento mais simples e uma execução de tarefas mais eficaz. Além disso, possui um impacto financeiro bem pequeno, mas pode ofertar incontáveis benefícios na comunicação entre gestores e colaboradores contribuindo para que o foco seja mantido.
Agora é a sua vez. Mapeie quais são os projetos de 2020 do seu RH e separe-os em “to do”, “doing” ou “done”.
LEAN
A metodologia Lean é muito eficaz e tem como um dos seus principais fundamentos a redução do desperdício de recursos. Essa técnica foi o diferencial competitivo utilizado pela Toyota nas décadas de 1970 e 1980, que conseguiu otimizar a sua produção de tempo, custo e qualidade.
É daí, por exemplo, que vem a correta noção de que a lucratividade não é o único parâmetro a ser analisado para o sucesso de uma empresa. Às vezes, as equipes estão desperdiçando tempo e o orçamento, que poderiam se traduzir em resultados ainda melhores.
Por exemplo, com o LEAN, o RH pode identificar atividades que criam resíduos financeiros e geram fluxo de custos desnecessários para a empresa, a partir daí, pode converter esse dinheiro em projetos que possuem a capacidade de trazer retorno.
SCRUM
O SCRUM é, provavelmente, uma das técnicas ágeis mais famosas em todo o mundo. Seu sucesso pode ser creditado ao fato de que ele traz todos os membros de uma equipe para trabalharem em conjunto.
Seu principal diferencial é fazer com que gestores e equipe concordem a respeito do que deve ser desenvolvido em um determinado projeto e, a partir daí, façam seus respectivos trabalhos.
Toda a parte operacional do SCRUM é programada para acontecer em um intervalo de 30 dias. Ela também é dividida em períodos menores de tempo, conhecidos como sprints. Cada sprint consiste em um micro projeto, que, ao fim dos 30 dias, ajudará a resultar nas estratégias que o RH desenvolveu para a empresa.
A divisão do trabalho se dá de forma orgânica e cada membro da equipe pode escolher quais sprints deseja tornar sua responsabilidade. Reuniões periódicas em que cada um dos colaboradores informa sobre o andamento dos seus trabalhos ajudam o gerente de projetos a ter ampla visibilidade sobre o que está acontecendo.
A equipe de RH pode utilizar o SCRUM, por exemplo, a fim de realizar uma divisão de trabalho mais eficiente. E, consequentemente, para agilizar seus processos internos. Além disso, o scrum permite um alinhamento e realinhamento constante, entregando produtos e projetos que são melhor desenhados para o público alvo.
Tribos
Tribos é uma técnica ágil como qualquer outra, mas seu principal diferencial está na forma como o trabalho é organizado. Aqui, um grande grupo de profissionais trabalha rumo ao mesmo resultado, mas cada um tem uma função específica.
Colaboradores são separados em “tribos”, sendo então responsáveis por uma parte específica do desenvolvimento da atividade proposta. Cada tribo possui autonomia completa e um líder é responsável por garantir que todas trabalhem em direção aos mesmos resultados.
As startups, por exemplo, atuam dessa forma. Equipes reduzidas em que cada um desenvolve uma parte específica que quando junta com as outras formam um projeto pronto.
Utilizar Tribos no RH pode ajudá-lo a fazer com que seus profissionais se dediquem melhor a suas tarefas. A autonomia dada a eles costuma ser o suficiente para fazer com que tragam melhores resultados para o time.
Squad
A técnica Squad é outra forma de organizar o trabalho dentro do Agile, para que ele seja o mais eficiente possível. Aqui, áreas específicas do negócio são divididas em times, ou squads, que têm o poder de tomar todas as decisões necessárias para atingir seus objetivos.
Cada squad funciona mais ou menos como sua própria startup e deve agir da maneira mais enxuta e ágil possível. Esses squads ganham seus próprios ambientes de trabalho e têm um “dono”, que é responsável por fazer a ponte com os demais squads.
O Squad é outro recurso que os RHs podem utilizar porque faz com que suas equipes se transformem em células independentes. Essas células podem lidar diretamente com contratação ou retenção de funcionários, por exemplo, com maior eficiência e tendem a ser mais dinâmicas que a estrutura de um RH tradicional.
ImpulseUp
O ImpulseUp não se configura como uma metodologia propriamente dita, mas sim como um software que ao ser inserido na empresa pode reduzir o tempo operacional de trabalho manual e facilitar os processos, possibilitando que o RH seja realmente ágil. Dentre esses processos que podem ser facilitados estão Avaliações de Desempenho, PDIs, Nine Box, Feedbacks e Diversos Relatórios que vão agilizar a vida dos gestores, seja do RH ou dos departamentos.
Há cases de sucesso do Agile no RH?
Um case interessante do uso de Agile no RH foi feito pelo banco ING. A empresa se inspirou em Google, Netflix e outras grandes da tecnologia para dividir sua equipe em “squads” e “tribos”, a fim de aumentar o engajamento do funcionário. A ideia é não trabalhar com uma estrutura fixa e sim fazer com que seus funcionários se adaptem às necessidades conforme elas aparecem.
O que a companhia percebeu é que mudar a cultura do negócio é tão importante quanto introduzir novos processos. E, por isso, investiu em liderança para modelar o comportamento que esperava ver de seus funcionários.
Segundo a empresa, o impacto de trabalhar com essas mudanças ao longo de um período de 15 meses foi muito claro. Eles se tornaram mais ágeis no lançamento de produtos, reduziram gargalos e conseguiram otimizar a experiência do cliente, enquanto mantinham seus funcionários altamente engajados.
Todas as metodologias e técnicas ágeis citadas podem ser igualmente benéficas para sua empresa. Basta entender qual delas se encaixa melhor em sua configuração. Departamentos de recursos humanos têm muito a se beneficiar com a Metodologia Agile e sua adoção deve ser uma prioridade.
Conclusão
Os recursos humanos, com seu papel estratégico, têm contato com toda a empresa e essa posição pode contribuir para a implementação de metodologias ágeis de trabalho. Com isso, o RH ágil tem o poder de valorizar e implementar a inovação ao otimizar recursos e tempo, proporcionando uma melhor produtividade. Nesse cenário, a empresa inteira se beneficia com a qualidade mais preponderante, a agilidade.
