Neste artigo, vamos abordar as melhores práticas para se ter sucesso na implementação de um novo sistema de avaliação de desempenho. Neste sentido, temos dois aspectos a serem considerados:
- O primeiro aspecto é em relação às mudanças nos processos de negócio;
- Já o segundo é em relação ao aspecto tecnológico;
Sob o ponto de vista de processos de negócio, o desafio maior está em mudar os hábitos e cultura dos gestores e colaboradores para que a coleta e análise do desempenho ocorra de acordo com as condições ideais.
Do ponto de vista tecnológico, é necessário garantir que os recursos de software suportem o processo de avaliação de desempenho da forma como foi definido e que possibilite uma boa experiência para os seus usuários, tornando o processo de gestão de desempenho algo engajador.
Desta maneira, elencamos os pontos críticos para o sucesso da implementação de um sistema de avaliação de desempenho considerando esses dois aspectos.
Para este artigo, consideramos a definição de avaliação de desempenho abrangendo a avaliação de metas e de competências.
Pontos críticos para o sucesso: perspectiva de processos de negócio
Convencimento da importância da gestão de desempenho
Se os colaboradores e gestores não conhecerem as razões pelas quais sua organização está implementando um sistema de avaliação de desempenho e, mais ainda, não acreditarem que o sistema de avaliação de desempenho pensado será melhor para o reconhecimento do seu trabalho, poderão ocorrer diversos problemas.
Medições de desempenho enviesadas, atrasos nas atividades de cada um dentro do processo e tomadas de decisões equivocadas são alguns dos problemas que podem ocorrer se um sistema de avaliação de desempenho eficiente não for implementado.
Por isso, é essencial realizar uma comunicação de impacto aos colaboradores explicando quais são os benefícios do novo sistema de desempenho e por que ele é importante para o próprio colaborador e para a organização.
Criação e alteração de processos de negócio
Para que um sistema de avaliação de desempenho funcione, é necessário identificar a sua relação com os atuais processos de negócio e o que precisa ser modificado para que o sistema se adapte a eles.
Esta relação pode variar dependendo da área, cargo ou atividades do colaborador.
É importante pensar qual o impacto e que mudanças são necessárias em relação à rotina do colaborador para que o sistema de avaliação de desempenho dê certo.
Outro ponto que deve ser antecipadamente pensado são os cenários de movimentação do colaborador como:
- entrada na empresa
- mudança de cargo
- mudança de gerente
- novas funções
- licenças
- outros
Para cada cenário, deve ser definido qual o impacto dele na avaliação de desempenho.
Definição de indicadores e métricas para avaliação de desempenho
Devem ser estabelecidas regras claras para as definições dos indicadores de desempenho e de suas métricas. Os indicadores devem estar alinhados em algum nível com os objetivos organizacionais.
Os colaboradores devem ter indicadores fáceis de serem aferidos para que possam acompanhar sua evolução e se esforçar para alcançá-los. Além disso, o colaborador também deve saber com antecedência sobre o que será avaliado.
Seu trabalho deve ter impacto direto no indicador e, de preferência, corresponder à variável de maior peso do indicador.
Lembre-se que indicadores que possuem muitas variáveis ou que são muito subjetivos acabam sendo frustrantes pois o responsável não consegue modificar os resultados com seu esforço.
Reconhecer e tratar as resistências
Qualquer mudança de processo e de sistemas em organizações enfrenta sempre algum grau de resistência.
As resistências devem ser mapeadas continuamente e tratadas na implementação de um sistema de avaliação de desempenho. É importante entender as causas das resistências para contorná-las de forma efetiva.
No caso de sistemas de avaliação desempenho, alguns tipos comuns de resistências são:
- contestação da objetividade dos indicadores
- objeção aos critérios de avaliação
- contestação da utilidade da informação de desempenho
- tempo necessário para incluir os processos de gestão de desempenho no trabalho corrente
É importante se antecipar e ter respostas para estes tipos de resistências a fim de não deixar que o ponto de resistência se amplie.
Avaliar e revisar continuamente
Um sistema de avaliação de desempenho requer monitoramento e refinamento de forma contínua.
É necessário que se revise periodicamente as definições e observe se estão trazendo os resultados esperados.
Não será no primeiro mês de implementação do sistema de avaliação de desempenho que tudo estará funcionando de forma perfeita. É necessário que se mantenha os colaboradores engajados e verificar se, de fato, os resultados estão melhorando e os objetivos estão sendo atingidos.
Para isso, deve-se definir indicadores de monitoramento para o processo em si, como, por exemplo, a quantidade de avaliações enviadas no prazo, a frequência de atualizações dos indicadores, o valor médio das avaliações, o grau de satisfação do colaborador com o processo e outros.
Outra dica é coletar feedbacks de gestores e colaboradores da organização de forma sistemática, compilá-los e planejar possíveis mudanças para a melhoria do processo.
Pontos críticos para o sucesso
Experiência do Usuário
Um dos pontos mais importantes para que um sistema de avaliação de desempenho tenha sucesso na sua organização é a experiência do usuário no uso do sistema.
A experiência do usuário é baseada em certas características do software como intuitividade, simplicidade e responsividade.
Intuitividade se refere ao fato do colaborador por si só conseguir ver o que precisa ser avaliado e realizar as avaliações sem a necessidade de consultar qualquer pessoa ou manual.
A simplicidade significa que, com o menor número de passos e entradas de informação ou cliques possíveis, o colaborador consegue realizar de forma fácil as operações necessárias.
Por último, a responsividade é a capacidade do sistema de responder ou de funcionar em qualquer dispositivo (computador, tablet, smartphone) da mesma forma.
Essas 3 características podem fazer uma enorme diferença no sucesso do sistema de avaliação de desempenho.
Confiabilidade
Um sistema de avaliação de desempenho não pode permitir a perda de dados, não pode ficar inacessível e nem apresentar inconsistências.
O cloud (ou nuvem, em português) já é uma realidade para os sistemas de avaliação de desempenho. Neste sentido, é importante entender do fornecedor do sistema qual o nível de confiabilidade que ele oferece, ou seja, o nível de disponibilidade do sistema, a política de backup de dados, o plano de recuperação de desastres e o nível de segurança da informação contemplado.
Hoje, as empresas líderes de mercado oferecem até 99,9% de disponibilidade em contrato, backup incremental diário, certificações que garantem a segurança de seus datacenters e espelhamento de dados em localidades distintas.
Em se tratando das informações de desempenho da sua organização, é importante exigir este alto nível de confiabilidade para que os usuários tenham a segurança e confiança necessária para utilizar o sistema.
Operação, Integração e Automatização
Um sistema de avaliação de desempenho depende de que seus administradores conheçam os processos de gestão de desempenho para poderem realizar configurações e manter o sistema operando conforme as regras definidas de avaliação.
Certos sistemas exigem uma alta capacidade técnica e um esforço considerável para manter tudo funcionando corretamente. Quanto mais fácil o sistema for de ser administrado e menos procedimentos manuais forem exigidos, maior a chance de se manter operando de acordo com o que foi definido.
Neste sentido, um sistema de avaliação de desempenho deve ser integrado com o software central de gestão de pessoas da organização, normalmente conhecido como ERP.
A integração com ERP permite retirar da mão dos administradores a manutenção de cadastros e movimentação de pessoal. Dessa forma, o sistema de avaliação de desempenho utiliza as informações do ERP como insumo para a criação das avaliações e parametrização das regras do processo.
Assim, se consegue automatizar certos processos.
Por exemplo, ao ocorrer a entrada de um novo colaborador na empresa, este já recebe automaticamente as suas metas e competências sob que será avaliado e o sistema já o informa quando ocorrerá a sua avaliação. Ao mesmo tempo, o sistema comunica o gestor sobre o novo funcionário e seus atuais níveis de competências.
Este é um exemplo do que pode ser automatizado deixando mais confiável a operação do sistema.
Capacidade Analítica
Um processo de avaliação de desempenho gera uma quantidade significativa de informações, ainda mais quando definimos múltiplos avaliadores, como é o caso das avaliações 360°.
Considerando também a quantidade de metas e competências que são avaliadas e a periodicidade com que serão realizadas as avaliações, o volume de informação gerada pode ser bem significativo.
Ter um sistema que permita analisar todas estas informações geradas e cruzar com dados dos colaboradores, como cargo, nível da função, departamento, gestor e treinamentos realizados, pode ser fundamental para a análise e tomada de decisão.
Sem tal capacidade analítica do sistema de avaliação de desempenho, todo o processo de avaliação pode se tornar irrelevante. Para o sucesso de uma implementação, é importante que as análises dos dados fomentem a tomada de decisão da organização.
Flexibilidade
Cada organização deve ter o seu próprio processo de avaliação de desempenho com base em características específicas do seu colaborador e da sua cultura.
Para isso, é necessário que o sistema de avaliação de desempenho tenha flexibilidade para se adaptar aos processos de avaliação definidos pela organização. Sem esta flexibilidade, a organização pode ter um problema de engajamento e de resistência na utilização do sistema. O sistema é que deve se adaptar aos processos da organização e não o contrário.
Para isso, ele deve oferecer uma capacidade de parametrização e customização que consiga atender a organização. O sistema, por exemplo, deve permitir a configuração de escalas de avaliação próprias da organização e a utilização de nomenclaturas e termos mais próximos do dia a dia da empresa. Esses pontos auxiliam no sucesso de uma implementação de um sistema de avaliação de desempenho, aumentando o engajamento e tornando a introdução deste processo mais receptiva.
Estes foram alguns dos principais pontos que devem considerados na implementação de um sistema de avaliação de desempenho.
Existem outros aspectos que devem ser observados mas garantimos que a chance de sucesso na implementação do sistema de avaliação será muito maior ao considerar as dicas deste texto.
Se você ainda tem dúvidas sobre como conduzir uma avaliação de desempenho, sugerimos que você confira esta planilha de avaliação, um material acessível para você utilizar em seu dia-a-dia e avaliar as competências dos colaboradores da sua empresa!
