Você sabia que uma implementação vencedora de um sistema de gestão do conhecimento pode:
- aumentar a produtividade da equipe
- multiplicar a qualidade do produto e do serviço
Assim, se você capitalizar ativos intelectuais e baseados no conhecimento, você pode transformar os resultados da sua empresa e ganhar milhas à frente dos seus concorrentes.
Muitas organizações avançam para uma solução de gestão de conhecimento — por exemplo, gerenciamento de documentos, mineração de dados, blogs e fóruns comunitários — antes de considerar o propósito ou os objetivos que desejam cumprir. Além disso, não compreendem de fato a forma como a organização adotará e seguirá as melhores práticas para gerenciar seus ativos de conhecimento a longo prazo.
Uma implementação bem sucedida de um sistema de gestão do conhecimento não pode considerar apenas a tecnologia como importante. Uma organização também deve considerar:
- Pessoas
Elas representam como você aumenta a capacidade dos indivíduos de influenciar os outros com seus conhecimentos dentro da organização.
- Processos
Eles envolvem como você estabelece melhores práticas e governança para a identificação, gerenciamento e disseminação de conhecimento eficiente e preciso.
- Tecnologia
Aborda como você escolhe, configura e utiliza ferramentas e automação para habilitar o gerenciamento de conhecimento.
- Estrutura
Direciona como você transforma as estruturas organizacionais para facilitar e incentivar a conscientização e conhecimentos interdisciplinares.
- Cultura
Incorpora como você estabelece e cultiva uma cultura de aprendizagem baseada no conhecimento.
Implementar um sistema de gestão do conhecimento não é uma tarefa fácil. A organização encontrará muitos desafios ao longo do caminho, incluindo:
- Incapacidade de reconhecer ou articular o conhecimento, transformando o conhecimento tácito em conhecimento explícito.
- Distância geográfica e/ou barreiras linguísticas em uma empresa internacional.
- Limitações das tecnologias da informação e da comunicação.
- Áreas de especialização pouco definidas.
- Conflitos internos (territorialidade profissional).
- Falta de incentivos ou metas de gerenciamento de desempenho.
- Programas de treinamento ou de mentores deficientes.
- Barreiras culturais (“isto é como nós sempre fizemos”).
Abaixo, serão listadas oito etapas que permitirão que você identifique esses desafios para que você possa planejar como superá-los, minimizando os riscos e maximizando as recompensas.
As primeiras etapas envolvem estratégia, planejamento e coleta de requisitos, enquanto as etapas posteriores se concentram na execução e na melhoria contínua.
Etapa 1: Estabelecer objetivos do Programa de Gestão do Conhecimento
Antes de selecionar uma ferramenta, definir um processo e desenvolver fluxos de trabalho, é muito importante conseguir visualizar e articular o resultado final.
A fim de estabelecer os objetivos adequados do programa, identifique e documente os problemas de negócios que precisam de resolução e os condutores de negócios que justificam o empreendimento.
Forneça objetivos de curto e longo prazo que abordem os problemas de negócios e apoiem os drivers comerciais.
Os objetivos de curto prazo devem prover a validação de que o programa está no caminho certo, enquanto os objetivos de longo prazo ajudarão a criar e a comunicar o grande quadro.
Etapa 2: Prepare-se para mudar
A gestão do conhecimento é mais do que apenas uma aplicação de tecnologia.
Ela envolve mudanças culturais na maneira como os colaboradores percebem e compartilham o conhecimento que eles desenvolvem ou possuem.
Um obstáculo cultural comum para aumentar a partilha de conhecimento é que as empresas primariamente recompensam o desempenho individual.
Esta prática promove um comportamento de “conhecimento é poder” que contradiz com o resultado final de cultura do conhecimento que você está procurando.
Implementar com sucesso um novo sistema de gestão de conhecimento pode exigir mudanças dentro das normas da organização e valores compartilhados — mudanças que algumas pessoas podem resistir ou mesmo tentar anular.
Para minimizar o impacto negativo de tais mudanças, é aconselhável seguir uma abordagem focada em gerenciamento de mudanças culturais.
Etapa 3: Definir processo de alto nível
Para facilitar o gerenciamento efetivo dos ativos de conhecimento da sua organização, você deve começar estabelecendo um processo de gerenciamento de conhecimento de alto nível.
As organizações que negligenciam ou definem vagamente o processo de gerenciamento do conhecimento não realizarão todo o potencial de seus objetivos.
Existem várias práticas recomendadas de gerenciamento de conhecimento, que incluem os seguintes passos.
- Estratégia
- Criação
- Identificação
- Classificação
- Captura
- Validação
- Transferência
- Manutenção
- Arquivamento
- Medição
- Relatórios
Etapa 4: Determinar e priorizar as necessidades de tecnologia
Dependendo dos objetivos do programa estabelecidos e dos controles do processo e dos critérios definidos, você pode começar a determinar e priorizar suas necessidades de tecnologia da gestão do conhecimento.
Com uma variedade de soluções de gerenciamento de conhecimento, é imperativo compreender o custo e o benefício de cada tipo de tecnologia e os principais provedores de tecnologia no mercado.
Não seja muito rápido para comprar uma nova tecnologia sem primeiro determinar se suas tecnologias existentes podem atender às suas necessidades.
Você também pode esperar para tomar decisões de tecnologia onerosas depois que a implementação de uma ferramenta para gestão do conhecimento estiver bem encaminhada.
Etapa 5: Avaliar o estado atual
Agora que você estabeleceu os objetivos da sua gestão do conhecimento para resolver o problema de sua empresa, você está em posição de avaliar o estado atual da sua gestão dentro de sua organização.
A avaliação da gestão do conhecimento deve abranger os cinco principais componentes de gerenciamento do conhecimento:
- pessoas
- processos
- tecnologia
- estrutura
- cultura
Uma avaliação típica deve fornecer uma visão geral das lacunas entre os estados atuais e desejados e as recomendações para atenuar as lacunas identificadas. Esta avaliação será base do roteiro para a etapa seis.
Etapa 6: Criar um roteiro de implementação de gerenciamento de conhecimento
Com a avaliação do estado atual em mãos, é hora de construir o roteiro de implementação para o seu sistema de gestão do conhecimento.
Mas, antes de ir muito longe, você deve confirmar novamente o apoio e o compromisso da liderança dos stakeholders, bem como o financiamento para implementar e manter a solução.
Sem esses pré-requisitos, seus esforços serão inúteis. Ter uma evidência sólida das falhas da sua organização, através da avaliação, deve levar a taxa de urgência.
Ter uma estratégia sobre como superar as deficiências será fundamental para obter o apoio da liderança e obter o financiamento que você precisará.
Esta estratégia pode ser apresentada como um roteiro de projetos relacionados, cada um abordando lacunas específicas identificadas pela avaliação. O roteiro pode durar meses e anos e ilustrar os principais marcos e dependências.
Um bom roteiro renderá algumas vitórias de curto prazo na primeira etapa dos projetos, o que reforçará o suporte para as etapas subsequentes.
À medida que o tempo avança, continue a analisar e evoluir o roteiro com base na mudança das condições econômicas e das necessidades de negócios.
Etapa 7: Implementação
Implementar um programa de gerenciamento de conhecimento e amadurecer a eficácia geral de sua organização exigirá recursos de pessoal qualificado. Esteja preparado para o longo prazo, mas, ao mesmo tempo, assegure-se de que os avanços incrementais sejam feitos e divulgados.
Enquanto houver valor e benefícios reconhecidos, especialmente à luz dos sucessos em curso, deve haver pouca resistência aos investimentos contínuos na gestão do conhecimento.
Com isso dito, é hora de colocar a mão na massa.
Você sabe quais são os objetivos, mitigou adequadamente todos os problemas culturais, obteve os processos e as tecnologias que permitirão e lançarão seu programa de gestão do conhecimento, sabe quais são as lacunas e tem um roteiro para dizer-lhe como abordá-las.
Etapa 8: Medir e Melhorar o Programa de Gestão do Conhecimento
Como você saberá que seus investimentos em gerenciamento de conhecimento estão funcionando?
Você precisará medir sua eficácia real e compará-la com resultados antecipados.
Se possível, estabeleça algumas medições de linha de base para capturar o antes do desempenho da organização antes da implementação do sistema de gestão do conhecimento. Então, após a implementação, compare os novos resultados com os resultados antigos para ver como o desempenho melhorou.
Não se esqueça de que vai levar tempo para que a organização torne-se proficiente com os novos processos e melhorias. Ao longo do tempo, os resultados devem melhorar e se tornar exemplo.
Ao decidir os critérios apropriadas para medir o progresso da sua organização, estabeleça métricas nas áreas de desempenho, qualidade, conformidade e valor. Assim, você pode então tomar as medidas necessárias para melhorar a eficácia geral do sistema de gestão do conhecimento e de competências.
O Poder da Gestão do Conhecimento
A implementação completa de um sistema de gestão do conhecimento leva tempo e dinheiro. No entanto, os resultados podem ser impressionantes e os riscos podem ser minimizados, tomando uma abordagem por etapas que dê retornos benéficos em cada etapa.
As organizações que fizeram esse tipo de investimento na gestão do conhecimento realizam resultados tangíveis rapidamente. Eles aumentam sua eficiência, melhoram a tomada de decisão e aumentam a prática no uso de soluções testadas em toda a empresa.
E você? Já tem um sistema de gestão do conhecimento em sua empresa? Se não, qual é a sua principal dúvida na hora de implementá-lo?
Deixe sua dúvida nos comentários abaixo!
