A saída de um colaborador chave pode comprometer os resultados e o atendimento às metas da organização. É preciso ter uma carta na manga para manter a equipe funcionando independentemente de uma saída, e para isso, usamos o plano de sucessão, que atua como um fator crítico de sucesso para os negócios.
Contratar novos colaboradores para assumirem cargos elevados pode ser custoso para a organização pois será preciso treiná-los e desenvolvê-los para chegarem até o patamar que a empresa está familiarizada. O ideal, nesse caso, é já ter em mente a definição de sucessores e estruturar uma gestão de sucessão.
Quer entender os benefícios de um plano de sucessão e por que ele deve ser criado? É justamente sobre isso que falaremos, a seguir:
O que é plano de sucessão?
De modo geral, o plano de sucessão é uma tática que deve ser previamente planejada que visa capacitar profissionais para suprir a possível saída ou promoção de algum colaborador futuramente. Ou seja, é um processo que consiste na identificação e desenvolvimento de pessoas que sejam capazes de assumir posições estratégicas dentro da organização, já que existe a possibilidade (mesmo que mínima) da saída dos profissionais que compõem esses cargos.
Geralmente, esse tipo de estratégia é válida para vagas em posições estratégicas que são responsáveis por resultados significativos da empresa. Assim, será mais fácil promover significativa redução de risco para os acionistas ou investidores de uma companhia.
Pode-se dizer, portanto, que o plano de sucessão é um planejamento voltado para os interesses da empresa, pois seu principal propósito é manter a integridade dos negócios e manter a relevância no segmento de atuação.
Como funciona um plano de sucessão?
A diretoria deve trabalhar lado a lado com o RH para mapear todos os cargos de liderança da empresa, traçando as competências, habilidades e características pessoais e profissionais necessárias para assumir determinadas funções. Ou seja, diretores e gestores de RH devem realizar o diagnóstico das necessidades para o plano de sucessão.
Posteriormente, devem ser analisadas a performance, histórico, reputação e, o mais importante, o potencial de desenvolvimento dos profissionais da empresa, para investigar a possibilidade de serem bem-sucedidos em posição mais complexas no futuro. É importante lembrar que esse ponto não se limita apenas às capacidades que o colaborador demonstra ter, como também, por seus sonhos, expectativas e planos de carreira.
A avaliação de desempenho pode ser muito útil nesse momento pois é capaz de identificar os talentos, ou seja, aqueles profissionais que se destacam por serem engajados, produtivos e fazerem um excelente trabalho. Sem contar que essa metodologia reúne as informações fundamentais para desenvolver os colaboradores e manter uma gestão de recursos humanos que seja alinhada com as pretensões de crescimento no futuro.
Isso faz com que a empresa consiga alinhar suas expectativas com a dos colaboradores e também identifique as lacunas que podem ser preenchidas de maneira assertiva. É importante ser o mais claro, objetivo e sucinto possível com o detalhamento das funções. Assim, você não terá mais dúvidas no momento de realocar um colaborador para determinado cargo.
Logo depois, deve ser elaborado um sistema de mapeamento das vagas identificadas e organizar um plano de ação com o objetivo de decidir quais áreas estratégicas serão consideradas e quais deverão ser ocupadas.
Ao designar os colaboradores adequados, o processo deverá focar em treinar os potenciais colaboradores que irão ocupar algum cargo de liderança, para que o processos seja o mais eficaz possível, evitando possíveis problemas e desgaste.
Quais os benefícios do plano de sucessão?
Diante de um mercado em constante mudança e com uma alta taxa de rotatividade de colaboradores, o plano de sucessão surge como um plano de contingência, evitando a perda de produtividade e de resultados e mantendo a continuidade das tarefas de forma planejada e organizada.
Ao montar um plano de sucessão organizacional, as empresas têm a chance de selecionar melhor o perfil de acordo com o que pretendem para o seu próprio futuro. Qual tipo de pessoa ela entende como ideal, considerando as metas e objetivos de longo prazo? É isso que determinará uma escolha inteligente.
Essa estratégia é vantajosa para ambos os lados, ou seja, tanto para a empresa como para os colaboradores. Enquanto a empresa não ficará comprometida pela falta do colaborador pois terá outro para substituir impecavelmente, os colaboradores se sentirão valorizados pois terão uma perspectiva de crescimento dentro da empresa. Veja:
Para a empresa: plano de contingência em cargos estratégicos
Cargos que são essenciais para o bom funcionamento da empresa, que envolvem uma série de decisões e processos importantes, como diretores, chefes, gerentes, não podem ser preenchidos por profissionais que ainda não estão preparados.
Como sabemos, contratar alguém de fora dá muito trabalho, é custoso e ainda poderia levar meses. Com isso, as tarefas se acumulam e o negócio perde em competitividade.
O plano de sucessão irá determinar alguém da equipe que já esteja familiarizado com a rotina do cargo e, portanto, esteja preparado para fazer a sucessão. Ou seja, o planejamento sucessório irá determinar um profissional suplente, tendo em mente que esse talento esteja treinado, capacitado e também conheça as atividades-chave.
Sendo assim, essa estratégia torna possível a continuidade de tarefas importantes, evita a perda de produtividade e diminuição dos resultados da empresa, pois ela permitirá ter um profissional devidamente treinado para atender às demandas técnicas e culturais necessárias para liderar a organização da maneira ideal.
Para os colaboradores: perspectiva de crescimento
O ideal é que as oportunidades de desenvolvimento e promoção devam ser o máximo possível oportunizadas para todos os colaboradores pois assim o plano de sucessão dará uma ótima perspectiva aos funcionários da empresa. Ou seja, deve-se dar uma oportunidade para todos de forma justa. Com isso, todos iriam se empenhar com mais afinco e dedicação, e a partir disso, os resultados e o crescimento da empresa viriam na mesma intensidade.
O conceito de ter pessoas preparadas para serem promovidas e assumirem novas responsabilidades é vantajoso. Isso porque a partir do momento em que os profissionais enxergam a perspectiva de crescimento, também se tornam mais produtivos e engajados, já que desejarão evoluir na empresa.
Com isso, os colaboradores passam a se apresentar estimulados a crescer e alcançar metas, o que faz com que eles atinjam seus objetivos da maneira mais proveitosa possível, contribuindo ainda mais para o sucesso do negócio.
Como elaborar e implementar um plano de sucessão?
Antes de tudo, é importante pontuar que esse processo deve ser contínuo e deve estar em alinhamento com as estratégias da empresa.
É preciso estabelecer uma lógica clara e objetiva, implicando na identificação, avaliação e desenvolvimento contínuo dos profissionais com alto potencial e reconhecida competência, para que, no momento oportuno, estejam prontos para assumirem funções e posições estratégicas.
Para isso, é importante que a prática de avaliação de desempenho esteja madura na cultura organizacional da empresa, pois é a base para qualquer plano de sucessão.
Ainda que não exista uma receita de bolo que dê certo com todas as empresas, basicamente, é importante ter em mente os seguintes passos, antes de implementar de fato, um plano de sucessão:
Reunião com responsáveis pelo plano
Como as posições de liderança são estratégicas e muito importantes para o cumprimento das metas, é fundamental que o plano de sucessão deva estar alinhado aos objetivos da empresa.
Para isso, é realizada uma reunião com a equipe de RH e a diretoria geral, responsável pela estratégia. Nessa reunião, devem ser definidas as prioridades e objetivos da empresa, sempre de maneira estratégica, buscando o melhor cenário para os negócios.
Com os objetivos alinhados, o próximo passo é pensar nos cargos de liderança decisivos para esse propósito.
Identificação de sucessores
Após a definição das posições estratégicas para o crescimento da empresa, deve-se realizar uma análise dos perfis, buscando aquilo que se entende como mais adequado. Vale lembrar que esse processo deve ser feito sempre levando em consideração as necessidades do negócio, principalmente no que diz respeito à estratégia.
Inclusive, a matriz nine box pode ajudar muito nesse processo, uma vez que ela é uma ferramenta cuja função é analisar os colaboradores em critérios de performance, como competências VS potencial, competências VS resultados, competências VS alinhamento cultural, dentre outras possibilidades.
De uma forma mais didática, a matriz nine box serve como uma forma de analisar os dados da avaliação de desempenho conforme os critérios utilizados. No caso a seguir, há o critério de competências (eixo x) e o critério de potencial (eixo y), que pode incluir desde aspiração, engajamento, comprometimento, etc. A partir da visualização desses critérios, podemos classificá-los em baixo, médio e alto e analisar o perfil dos colaboradores.
Como o foco é o plano de sucessão, deve-se focar naqueles que desempenharam um alto desempenho nos dois critérios, como é o caso do avaliado 3 e avaliado 7. Ou seja, se surgir um cargo em vacância, teoricamente, esses dois estarão mais preparados para cumprir a função.
Como são duas pessoas que estão “competindo” pela vaga, para fazer a escolha do profissional, o ideal é investigar bem se eles possuem o mesmo perfil, diferenciais, tempo de casa, relação com seus gestores, dentre outros aspectos. De todo modo a partir do momento que um deles ocupar a vaga, o outro provavelmente será o próximo a ocupar um cargo superior em vacância
No caso do avaliado 9 e avaliado 5, que possuem competência alta e potencial médio e vice-versa, o ideal é oferecer um suporte maior, treiná-los e desenvolvê-los da melhor maneira para prepará-los para serem possíveis sucessores futuramente.
Já para o avaliado 4 e avaliado 8, são colaboradores que se encontram na média, e por isso, a gestão deve oferecer maiores feedbacks, investigar quais são seus desejos profissionais e acompanhar seu desempenho e evolução a partir daí.
Por fim, o avaliado 10 e avaliado 3, estão bem longe de serem possíveis sucessores, mas isso não significa que eles devam ser desligados. Uma boa alternativa é investir em um melhor alinhamento entre o colaborador e a empresa, aumentar a prática de feedback, avaliar as competências em falta,desenvolvê-las e investigar se há motivos pessoais que levam a um baixo desempenho.
Depois de identificar os colaboradores e um cargo em vacância, deve-se conversar com os candidatos sobre a sucessão, para a partir daí, desenvolver o plano de ação.
Executar um plano personalizado
Será necessário criar planos de ação para cada sucessor. Nesse momento é importante pensar nas competências necessárias para ocupar aquele cargo de liderança. Quais o candidato a sucessor precisa desenvolver? Como desenvolver? O que ele já possui? E a partir daí, traçar ações que visam dar todo o suporte necessário para aquele profissional nesse processo, seja por meio de treinamentos, desenvolvimentos outras estratégias, como:
- Planejamento profissional (basicamente para saber se a pessoa tem interesse mesmo em um cargo acima ou se ela prefere crescer horizontalmente na empresa);
- Avaliação de Desempenho
- Análise da Avaliação de Desempenho, principalmente do 9box com o objetivo de mapear quais são aqueles que agora têm o perfil mais desejado para subir ou aqueles que ainda precisam se preparar;
- PDIs para as pessoas se preparem enquanto não há cargos em vacância ou mesmo para quando a pessoa de fato ainda não tá preparada para ser promovida.
Basicamente, o objetivo é encontrar grandes líderes e executivos para colocar-los em posições de destaque por seus resultados e competências e dar as melhores ferramentas para eles trabalharem. Para isso, é imprescindível desenvolver um acompanhamento desses profissionais com ciclos de avaliação e feedback para confirmar, de fato, se ele é a melhor escolha para o cargo.
Conclusão
Ainda que um colaborador-chave seja desligado ou promovido para um cargo acima, com o plano de sucessão a empresa consegue preencher esse espaço deixado de maneira mais rápida e assertiva. Tal planejamento garante que as funções estratégicas tenham profissionais suplentes, isto é, talentos devidamente treinados para fazer a sucessão, sem que haja qualquer perda de demanda ou produtividade.
