Um levantamento das necessidades de treinamento (LNT) identifica o nível atual de competências, habilidades ou conhecimento de indivíduos em uma ou mais áreas de uma empresa e compara esse nível de competência com o patamar necessário para sua posição dentro da organização.
A diferença entre as competências atuais e exigidas pode ajudar a fazer o LNT.
Em vez de assumir que todos os funcionários precisam de treinamento ou assumir que todos os funcionários precisam do mesmo treinamento, a gestão do conhecimento pode tomar decisões sobre as melhores maneiras de abordar lacunas de competência entre indivíduos, categorias de emprego específicas ou grupos e equipes.
Os levantamentos podem ser realizados a qualquer momento. Muitas vezes são feitos nas seguintes situações:
- Após a contratação
- Durante os tempos de revisão do desempenho
- Quando a melhoria do desempenho é necessária
- Para planos de desenvolvimento de carreira
- Planejamento de sucessão
- Quando as transformações em uma organização envolvem mudanças na quantidade de colaboradores
É benéfico realizar esses levantamentos periodicamente para medir mudanças nos conhecimentos e habilidades dos funcionários e, também, na eficácia do programa de treinamento.
Abaixo, estão listadas 4 etapas essenciais para realizar um ótimo levantamento das necessidades de treinamento.
Etapa 1: Identificar a necessidade do negócio para o LNT
Um LNT é o primeiro passo para qualquer programa de treinamento bem sucedido e é crítico como parte do planejamento de sucessão. Não adianta sua empresa investir em uma plataforma LMS de qualidade, se não for feito um bom levantamento dos treinamentos que precisam ser realizados.
A realização desta análise permite que uma organização concentre seus esforços em áreas de treinamento que são necessárias para que os funcionários realizem com sucesso os objetivos da organização.
Dessa forma o orçamento disponibilizado para treinamento da empresa é otimizado e permite a motivação dos funcionários contribuindo para seu desenvolvimento de carreira.
A pessoa que realiza o levantamento das necessidades de treinamento deve entender claramente a organização como um todo.
É necessário, também, ter conhecimento das metas e prioridades dos departamentos, para que possa avaliar adequadamente as opções de treinamento e identificar quais delas mais contribuem para o sucesso geral dos colaboradores, as unidades de negócios e da organização.
Etapa 2: Realizar uma análise de GAPs
A realização de uma análise de GAPs (lacunas) envolve a avaliação do estado atual de um desempenho ou habilidades do departamento ou do empregado e compara isso com o nível desejado.
A diferença entre o estado existente e o estado desejado é a GAP que precisa ser superado.
Existem muitos métodos diferentes para realizar uma análise de GAPs, o método ideal dependerá da organização e da situação.
Dependendo da situação, pode ser útil usar um ou mais métodos de análise de GAPs. Algumas ferramentas de avaliação de análise de GAPs são as seguintes:
Registros de recursos humanos
Os registros de RH podem incluir relatórios de acidentes e segurança, descrições de cargos, competências de trabalho, registros de atendimento, limitações de reclamações, entrevistas de saída, uma avaliação de desempenho e outros dados da empresa, como registros de produção, vendas e custos.
Por exemplo, se um departamento tiver um aumento drástico de acidentes no local de trabalho, seria importante analisar os relatórios dos incidentes para identificar GAPs antes da organização de um novo treinamento de segurança.
Entrevistas individuais
Entrevistas individuais podem ser realizadas com funcionários, supervisores, gerentes e até mesmo clientes ou fornecedores externos.
Por exemplo, com o treinamento de segurança, seria importante conversar com os funcionários que não só se envolveram com os acidentes mas que também os testemunharam.
Além disso, falar com funcionários que nunca tiveram acidentes pode ser útil para descobrir o que eles estão fazendo de forma diferente.
Se os acidentes envolvem equipamentos, pode ser interessante falar com o fornecedor que fabricou o equipamento ou realiza sua manutenção.
Grupos focais
Ao contrário das entrevistas individuais, o uso de grupos focais envolve simultaneamente questionar uma série de indivíduos sobre as necessidades de treinamento.
Os melhores resultados ocorrerão com um departamento ou grupo de funcionários que possuem necessidades de treinamento similares.
Veja abaixo um exemplo de dinâmica para grupos focais:
Os participantes realizam um brainstorm sobre todas as necessidades de treinamento e as escrevem em um flip chart. Então, cada pessoa recebe cinco pontos ou notas adesivas. Cada indivíduo coloca as cinco notas adesivas sobre as ideias de treinamento que acredita ser as mais importantes. Um indivíduo pode escolher colocar um ponto em cinco itens diferentes, ou todos os cinco em apenas um item de treinamento.
Com essa dinâmica, fica fácil identificar a necessidade que a maioria identificou como importante para um possível treinamento.
Pesquisas, questionários e autoavaliações
Os exames geralmente usam um formato padronizado e podem ser por escrito, eletrônicos ou por telefone. Dependendo da situação, pode ser útil realizar pesquisas com funcionários e clientes.
Por exemplo, ao fazer um levantamento das necessidades de treinamento de serviço ao cliente, os empregadores devem pedir aos colaboradores que os ajudem a oferecer um melhor atendimento.
Os empregadores também devem obter opiniões dos clientes sobre suas experiências com os funcionários.
Etapa 3: Avaliar as opções de treinamento
A análise de GAPs gera uma lista de opções para o LNT. Agora, você poderá avaliar a lista com base nas metas e prioridades da organização, tanto a curto ou longo prazo.
Uma escala de 1 a 3 poderá ser usada com o número 1 sendo crítico, 2 sendo importante e 3 não sendo importante. Aqui estão alguns exemplos de critérios para avaliar o nível de importância das opções de treinamento:
Solução para um problema
Por exemplo, quando há um problema de desempenho do funcionário que claramente foi identificado como um problema de treinamento, então, o treinamento geralmente resolveria o problema e a empresa teria um funcionário totalmente competente.
Custo
O custo do treinamento é um fator significativo que precisa ser pesado em termos de importância. Dependendo da situação, a organização pode estar disposta a investir um montante significativo em um treinamento, mas não em outros.
número de funcionários treinados x custo de treinamento = custo total de treinamento
Retorno sobre o investimento
O retorno do investimento é um cálculo que mostra o valor das despesas relacionadas ao treinamento e ao desenvolvimento. Ele também pode ser usado para mostrar quanto tempo levará para que essas atividades paguem por si mesmas e forneçam retorno sobre o investimento para a organização.
Conformidade legal
Se alguma das necessidades de treinamento da análise de GAPs é legalmente exigida com base em leis federais, estaduais ou para manter as licenças ou certificações dos funcionários atualizadas, então, normalmente, esses treinamentos seriam uma alta prioridade.
Tempo
Às vezes, a quantidade de tempo envolvida para construir a capacidade dentro da organização criará mais um problema, porque isso impedirá os funcionários a completarem seus outros deveres no trabalho.
Neste caso, pode ser mais benéfico contratar o talento de fora da organização ou terceirizar a tarefa. Em outros casos, como o planejamento de sucessão, a organização pode assumir um compromisso de longo prazo para desenvolver a capacidade internamente.
Competitividade
Isso pode incluir a competitividade no mercado ou a capacidade de contratar os melhores talentos, entre outros. Talvez a falta de competências dos funcionários em uma área específica esteja afetando a receita da empresa.
Por exemplo, se o empregador treinar funcionários em um novo produto ou serviço e esse produto ou serviço for usado para gerar mais receita, a receita pode superar o custo de treinamento.
Depois de ter criado um LNT e avaliado todas as opções de treinamento, você terá uma lista de prioridades de treinamento para indivíduos, departamentos ou a organização como um todo.
Etapa 4: Relatório de necessidades de formação e recomendação de planos de treinamento
Informe os resultados do LNT e faça recomendações para planos e orçamentos de treinamento de curto e longo prazo.
Comece com as prioridades n° 1 da lista de opções de treinamento. Se houver uma linha de tempo para qualquer um dos treinamentos, como uma data a ser treinada para estar em conformidade legal, esse treinamento é uma prioridade para orçamento e agendamento.
O relatório deve incluir um resumo do porquê e como o levantamento foi concluído, os métodos utilizados, as pessoas envolvidas e as recomendações de treinamento com uma linha de tempo geral.
As considerações para o relatório e os planos de treinamento recomendados incluem:
- Qual treinamento já está sendo oferecido e deve continuar a ser oferecido?
- O treinamento será realizado internamente ou externamente?
- Faz sentido trazer um treinador para treinar vários funcionários no mesmo assunto, em vez de enviar todos para um treinamento externo?
- A empresa possui conhecimentos em RH ou em outro departamento para realizar o treinamento?
- Pode e deve o treinamento ser conduzido online?
- Qual é o estilo de aprendizagem dos participantes?
- Todos os participantes estão em um local ou são descentralizados?
Agora que você já sabe quais são as etapas essenciais para realizar um levantamento das necessidades de treinamento, você está pronto para criar um programa de educação corporativa que vai atender essas necessidades.
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