Todos nós já ouvimos falar que informação é poder. Conhecimento mais ainda. Mas ambos não têm valor quando não podem ser facilmente encontrados e colocados em prática.
Durante todos os anos que sua organização existiu, um grande volume de informação valiosa foi gerada e desperdiçada. Procedimentos, manuais, propostas, melhores práticas e a experiência de colaboradores estão entre essas informações.
Mas essas informações foram identificadas, organizadas e disponibilizadas para os outros que precisam dela? Provavelmente não. Além disso, ainda pode haver o risco de que elas sejam perdidas para sempre.
Diariamente, várias pessoas deixam seus empregos ou se aposentam. E naturalmente levam consigo todo o conhecimento gerado durante o período em que estiveram na organização.
Para manter o crescimento e sucesso, sua organização precisa garantir que o conhecimento seja preservado e transferido entre as gerações de colaboradores.
Mas afinal, o que é a Gestão do Conhecimento?
Gestão do Conhecimento pode ser definida como o processo de captura, distribuição e uso do conhecimento de forma efetiva. E para distribuir toda a informação, esse conhecimento precisa ser identificado, avaliado e facilmente encontrado.
Independentemente do ramo em que a empresa atua, as pessoas sempre serão sua principal força. O conhecimento consiste então na materialização de tudo que elas criam, produzem e transformam.
Logo, é de extrema importância desenvolver um olhar criterioso para o tipo de conhecimento que circula no espaço organizacional.
Dentro dessa modalidade de gerenciamento, há um conceito de central que será o foco de todas as suas ações, que é a memória organizacional.
A memória organizacional é formada por:
- indivíduos;
- cultura organizacional: pensamentos, sentimentos e hábitos compartilhados e transmitidos entre os membros de uma organização, mantidos ao longo do tempo;
- processos e procedimentos internos;
- espaço físico de trabalho; e
- arquivos.
Diante dessas diferentes dimensões que integram a memória de uma empresa, existem atualmente três importantes abordagens (que podem ser complementares), para a gestão do conhecimento:
Foco na tecnologia (tecnocêntrica)
Por meio da utilização de sistemas que favorecem o compartilhamento e criação de conhecimento, essa abordagem privilegia a tecnologia e a automatização de procedimentos.
Nessa abordagem, as vantagens são a simplificação, agilidade e padronização de conhecimento, além, é claro, do fácil acesso que os recursos digitais oferecem.
A área da Tecnologia da Informação se tornou uma grande aliada na gestão de organizações. Os impactos que essa área de conhecimento traz conseguem abranger diferentes esferas. Algumas delas são:
- geográfica: as transferências de dados digitais independem de localização geográfica;
- analítica: utiliza métodos analíticos complexos;
- informacional: introduz uma grande quantidade de informação em processos, de maneira detalhada.
Organizacional
Com olhar em como a organização pode desenvolver processos que facilitam a disseminação do conhecimento, a abordagem organizacional abrange a esfera pessoal do conhecimento, tratando de questões ligadas ao capital humano da organização.
Esse viés privilegia a mudança de paradigmas, explorando aspectos como aprendizagem, competências, produção de ideias, disseminação e compartilhamento interno de informações por meio de processos gerenciais.
Ecológica ou Orgânica
Essa modalidade encoraja a troca de conhecimento em redes colaborativas em vez da imposição de processos gerenciais. Caracteriza-se por enxergar o conhecimento por um olhar sistêmico, privilegiando a relativização.
Outra nota importante é que a gestão do conhecimento anda lado a lado com a área de Aprendizagem Organizacional (T&D), diferenciando-se como explica a seguir:
- A área de T&D é focada nos processos de aquisição e aplicação do conhecimento.
- A área de Gestão do Conhecimento é focada na preservação da memória e experiência organizacional (vendo o conhecimento como um ativo). E na garantia de que as pessoas tenham acesso a tudo isso.
Veja abaixo algumas das principais diferenças entre as duas áreas e perceba como elas atuam dentro de uma organização.
Gestão de Conhecimento x Aprendizagem Organizacional
Como vimos acima, as duas áreas possuem focos diferentes. Os sistemas de gestão do conhecimento estão voltados para transformar procedimentos, processos e vivências em capital intelectual.
Já a parte de AO tem seu foco no desenvolvimento de colaboradores, através de mecanismos de treinamento e desenvolvimento, que influenciam de maneira diferente nesse capital, construindo-o e aprimorando-o.
Entenda melhor essas funções separadamente:
Gestão do Conhecimento
- Identificação das competências essenciais;
- Criação de conhecimento;
- Seleção do tipo de informação que será validada;
- Organização, armazenagem e preservação; e
- Compartilhamento, acesso e distribuição do conhecimento.
Aprendizagem Organizacional
- Geração de conhecimento relevante;
- Desenvolvimento de competências;
- Qualificação do capital humano;
- Otimização de recursos e informações;
- Conscientização, compreensão, ação e análise do conhecimento.
Diante dessa comparação, percebe-se que as duas dimensões estabelecem uma relação na qual são complementares.
Dentro da gestão do conhecimento, funcionam sistemas integrados por ações e práticas organizacionais que atingem pontos cruciais para um negócio.
Principais práticas de Gestão do Conhecimento
As práticas de gestão do conhecimento são ações voltadas para a produção, retenção, disseminação, compartilhamento e utilização do conhecimento dentro da organização, a fim de gerar uma vantagem competitiva em relação ao mercado externo. As mais utilizadas são:
1. Benchmarking
Avaliação da concorrência para o próprio aperfeiçoamento. É um processo contínuo que envolve a avaliação de produtos, serviços, métodos e recursos de organizações reconhecidas como representantes de práticas valorizadas.
O benchmarking ocorre em diferentes etapas. São elas:
- definir o tipo de benchmarking;
- decidir o que será comparado;
- desenvolver indicadores de desempenho para comparação;
- coletar dados interna e externamente e analisar os resultados;
- determinar a diferença de desempenho entre o melhor e o próprio produto ou processo que está sendo estudado;
- desenvolver planos de ação, metas e acompanhamento de progresso.
2. Fóruns de discussão
Promoção de debates e listagem de aspectos relevantes. Os fóruns de discussão consistem na criação de espaços para discutir e compartilhar informações, ideias e experiências que contribuirão para o aperfeiçoamento de atividades da organização.
3. Gestão de conteúdo
Otimização de conteúdos para melhor utilização de recursos. Atua no gerenciamento de bens de informação, automatizando o fluxo de trabalho de conteúdo, acompanhando como é criada, apresentada, catalogada e indexada a informação, buscando aperfeiçoar o desempenho organizacional.
4. Gestão eletrônica de documentos
Automatização de informações para organização, controle e recuperação. Administra todas as atividades associadas ao controle de documentos da empresa.
Ocorre nas seguintes etapas:
- criação;
- movimentação;
- destinação;
- arquivamento.
Essa prática oferece integridade ao que é armazenado, além de fácil acesso, economia de espaço físico, localização e digitalização de documentos que se encontram em forma de papel.
5. Mapeamento de conhecimentos, competências e processos
Identificação e síntese das fontes de riqueza da organização. Elaboração de mapas de conhecimento que descrevam fluxos e relacionamentos entre os colaboradores, grupos e organização como um todo.
Em relação ao mapeamento de competências, identifica, avalia e desenvolve conhecimentos, habilidades e atitudes necessárias para a realização de tarefas e processos da organização. O mapeamento de competências ocorre da seguinte forma:
- Cadastro de colaboradores;
- Análise de perfil;
- Estabelecimento de critérios para capacitação;
- Realocações internas.
Já o mapeamento de processos, permite a identificação de operações, negócios e atividades, visando ao conhecimento claro do funcionamento da empresa.
Engloba processos, subprocessos, atividades e tarefas, identificando a diferença entre o que se faz e o que se diz.
Objetivos da Gestão de Conhecimento
O principal objetivo da gestão de conhecimento é a conservação daquilo que a empresa gerou de valor ao longo da sua existência, a fim de estruturar processos, procedimentos e competências.
Esse olhar para a riqueza intelectual da organização reflete um pensamento estratégico para os negócios, visando a manutenção de práticas positivas e a constante atualização de métodos e sistemas a fim de se adaptar às mudanças do mercado.
Uma empresa que investe em conhecimento e na sua gestão desenvolve uma cultura de aprendizado, a qual traz uma evolução constante do seu capital humano.
A Gestão de Conhecimento é um dos avanços na administração de empresas, representando um espaço destinado para a valorização da história e, ao mesmo tempo, para a abertura de inovações necessárias para a evolução do negócio.
Essa evolução permite que futuramente a equipe adquira autonomia e capacidade suficientes para identificar processos que precisam ser melhorados, aperfeiçoando a utilização de recursos e conhecimentos.
Você já possui algum processo de gestão do conhecimento na sua organização? Compartilhe suas experiências com a gente!
